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Wirtschaftlichkeit mit Projektmanagement: Methoden und Einsatzbereiche

Ein durchdachtes Projektmanagement ist in Zeiten zunehmenden Wettbewerbs von hoher Bedeutung in Unternehmen. Projekte und Teams sollen möglichst sinnvoll organisiert und auf betriebliche Ziele ausgerichtet werden. Bestimmte Methoden, Techniken und Tools unterstützen Firmen dabei, diese Zielsetzungen zu erreichen. Daher stellt sich die Frage, mit welchen Projektmanagement-Maßnahmen sich die betriebliche Effizienz erhöhen und die Kosten senken lassen.

Projektmanagement: definitorische Ansätze

Aus der betriebswirtschaftlichen Theorie und Praxis sind im Laufe der Zeit mehrere Ansätze zur Definition des Projektmanagements hervorgegangen. Hierbei finden sich je nach Schwerpunkt allgemeinere und spezifischere Ansätze. Gemeinsam ist ihnen, dass es im Projektmanagement um Methoden geht, die zur Effizienz in der Durchführung von Projekten beitragen. Eine DIN-Norm gibt einen allgemeinen Anhaltspunkt für eine übergeordnete Definition: 69901:2009-01: Projektmanagement – Projektmanagementsysteme. Nach dieser Norm sind sowohl Projekte als auch deren Management und die dazu eingesetzten Systeme definiert. Ein kennzeichnendes Merkmal eines Projekts findet sich in seiner Einmaligkeit. Da trotz möglicher Ähnlichkeiten kein Projekt genau wie das andere ist, erfordert das Management jeweils mehrere Schritte: Die Definition des Projekts, seine Realisation, das Projekt-Controlling sowie den Abschluss des Projekts.

Projektmanagements und sein Stellenwert in Unternehmen

Heute sind viele unternehmerische Tätigkeiten in einzelne Projekte unterteilt. Daher ist das Management dieser Projektarbeiten von hoher Bedeutung. Wesentliche Anforderungen finden sich in der Ausrichtung, Planung und Koordination dieser Projekte. Die Herausforderung beginnt bereits vor dem eigentlichen Projekt mit der Festlegung der Ziele. Im Vorfeld des Projektbeginns ist es lohnenswert, die erforderliche Zeit in die Planung fließen zu lassen. Im Verlauf der Projektrealisation lässt sich mehr als die investierte Zeit wieder einsparen.

Heute sind viele unternehmerische Tätigkeiten in einzelne Projekte unterteilt. Daher ist das Management dieser Projektarbeiten von hoher Bedeutung.

Weiterhin sorgt eine frühzeitige Planung und Festlegung der Ziele dafür, dass sich Abweichungen vom Plan leicht und rechtzeitig erkennen lassen. Anschließend können Projektteilnehmer diesen Abweichungen unter Berücksichtigung der Ziele entgegenwirken.

Eine genaue Planung der Projekte im Vorfeld trägt gleichermaßen zur Mitarbeitermotivation bei. Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden genau festgelegt, sodass die Identifikation mit dem Projekt und seinen Teilaufgaben steigt. Am Ende eines durchdachten Projektmanagements steht eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis.

Komponenten des Projektmanagements

Die verschiedenen Phasen des Projektmanagements sind auf ein konkretes Ziel ausgerichtet. Im Fokus steht der erfolgreiche Abschluss des Projekts. Die Phase der Zieldefinition beginnt mit einer Analyse des Ist-Zustands beziehungsweise der Voraussetzungen. Damit lässt sich der Weg für die Planung der weiteren Schritte ebnen.

In der zweiten Phase geht es um die Realisation des Projektes. Dies ist mit der Herausforderung verbunden, die für die Erreichung der Projektziele erforderlichen einzelnen Schritte präziser zu Formulieren. Diese Phase ist geprägt von der Bestimmung der Verantwortlichkeiten, der Delegation der Aufgaben sowie der Teambildung. Arbeitseinheiten sind in Abhängigkeiten der Fähigkeiten und Kompetenzen zu vergeben und die Teams sind im Anschluss zu koordinieren.

Auf die Projekt-Realisation folgt das Projekt-Controlling, das der Messung und Kontrolle des Projekterfolgs dient. Hierbei gilt es, bisherige Projektergebnisse zusammenzufassen und im Hinblick auf ihren Beitrag zum Projektziel zu überprüfen. Eine präzise Dokumentation des Projekterfolgs ist die Voraussetzung für seine Beurteilung. Das Qualitätsmanagement ist Bestandteil der meisten Projektmanagement-Ansätze. Im Anschluss erfolgt der Abschluss des Projektes. War das Projekt erfolgreich, werden nun die Ergebnisse veröffentlicht.

Hilfreiche Projektmanagement-Tools

Die anspruchsvollen Aufgaben der Projektplanung und Koordination profitieren an bestimmten Eckpfeilern von Unterstützung und Hilfsmittel. Softwarelösungen zum Projektmanagement bieten zahlreiche Vorlagen und Tools, die sich an unterschiedliche Projektziele anpassen lassen. Besonders Routineaufgaben und sich wiederholende Arbeitsschritte profitieren von standardisierten Software-Prozessen. Unterstützung durch interaktive Tools trägt zudem zur Reduktion der Fehleranfälligkeit bei.

Besonders Routineaufgaben und sich wiederholende Arbeitsschritte profitieren von standardisierten Software-Prozessen.

Einige Arbeitsschritte und Aufgaben lassen sich outsourcen. Zur Projektkoordination ist die telefonische Erreichbarkeit von hoher Bedeutung. Zur Gewährleistung der Erreichbarkeit kann der externe Telefon- und Bürodienstleister ebuero zum Einsatz kommen. Das ausgebildete Personal hat Erfahrung in der Anbahnung oder Wahrung von Kunden- und Geschäftskontakten. Die externen Mitarbeiter können Projektanfragen beantworten oder auch Rufweiterleitungen übernehmen. Gegenüber festangestelltem Büropersonal haben diese Dienstleister einen großen Kostenvorteil und sind zudem rund um die Uhr erreichbar.

Ivy-Lee-Methode

Der Ivy-Lee-Ansatz stellt eine Methode dar, um mit geringerem Aufwand eine höhere Produktivität zu erlangen. Gleichzeitig soll die Arbeitsqualität gewinnen, während der Stress der Mitarbeiter reduziert wird. Benannt ist die Methode nach Ivy Lee, einem der Begründer der modernen PR (Public Relations). Lee entwarf auf Anfrage des damaligen Präsidenten von Bethlehem Steel, Charles M. Schwab, im Jahr 1918 seinen Ansatz zur Produktivitätssteigerung. Lees Methode basiert auf sechs Schritten.

Zunächst gilt es, am Ende eines jeden Arbeitstages die sechs relevantesten Aufgaben für den nächsten Arbeitstag aufzulisten. Anschließend sind diese Schritte nach ihrer Relevanz zu ordnen und in eine Reihenfolge zu bringen.

Am folgenden Arbeitstag ist die wichtigste Aufgabe so lange zu bearbeiten, bis sie abgeschlossen ist. Währenddessen sind sämtliche anderen Aufgaben nicht zu beachten, der Fokus liegt alleine auf der wichtigsten Arbeit.

Nach Abschluss dieser Aufgabe ist die nächste in Angriff zu nehmen. Auch diese ist so lange zu bearbeiten, bis sie abgeschlossen ist. Andere Aufgaben bleiben dabei unberücksichtigt.

Am Ende des Tages ist die nächste Liste für den kommenden Arbeitstag anzufertigen. Hierbei sind die Aufgaben nicht zu vergessen, die am jeweiligen Tag zuvor nicht beendet werden konnten.

Vorteile der Methode

Der primäre Vorzug der Methode besteht darin, dass sämtliche beteiligten Mitarbeiter gezwungen sind, Entscheidungen zu treffen und sich dann auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren. Sie entwickeln einen Blick für die Relevanz bestimmter Aufgaben. Dieser Fokus hilft insbesondere, wenn besonders viele Projektideen vorliegen.

Damit trägt die Methode zu einem leichteren Beginn bei. Häufig lassen sich Mitarbeiter durch das Aufschieben von kleineren Entscheidungen ausbremsen. Wer vorab festlegt, wo die Prioritäten liegen, befreit sich von diesem Entscheidungsdruck.

Die Konzentration auf eine bestimmte Aufgabe trägt weiterhin zur schnelleren und effizienteren Bearbeitung bei. Nebenaufgaben erhalten in der Liste eine geringere Priorität, weshalb sich Mitarbeiter nicht von ihnen ablenken lassen, während sie an der Hauptaufgabe sitzen.

Mit der höheren Arbeitseffizienz ist direkt eine höhere Motivation verknüpft.

Der rasche und erfolgreiche Abschluss eines Arbeitsschritts erleichtert gleichermaßen den nächsten. Wer sich bewusst darüber ist, welche Aufgaben am wichtigsten sind, erledigt diese Herausforderungen unter größerer Zufriedenheit.

Fazit

Die Herausforderung des Projektmanagements ist mit jedem Projekt eine neue, doch stehen Projektmanagern viele Methoden und Techniken zum erfolgreichen Projektabschluss zur Verfügung. Produktivitätssteigerung verspricht die Anwendung der Ivy-Lee-Methode zur Priorisierung von Aufgaben. Softwarelösungen tragen mit Tools und Vorlagen zur raschen Abarbeitung wiederkehrender Standardaufgaben bei. Bestimmte Support-Aufgaben lassen sich an externe Dienstleister delegieren.

Bildquelle [Titel]: TeroVesalainen (pixabay.com)

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