Beitrag von: Thorben Wehrmann
CM: Herr Wehrmann, Sie beraten DAX-Unternehmen und mittelständische Unternehmen. Was sind die häufigsten Kundenprobleme im Bereich Einkauf, die an Sie herangetragen werden?
Thorben Wehrmann:
Die Themen sind letztlich so vielfältig wie der Einkauf und die Unternehmen selbst. Häufig geht es um Zusammenarbeitsmodelle, also wie “der Einkauf” besser mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten kann. Prozessoptimierung, Definition von Prozessreifegraden, Nutzung von Scoring-Modellen und das saubere Definieren von Prozessschritten sind dann konkrete Lösungsansätze. Der Klassiker bei Herstellungsbetrieben ist, dass Einkauf und Entwicklungsabteilung in der Zusammenarbeit noch über Verbesserungschancen verfügen. Neben der Prozessoptimierung wird es wichtiger, strategisch einzukaufen – hier sind es dann meiner Beobachtung zufolge eher mittelständische Unternehmen, die Rat suchen, beispielsweise beim Erschließen neuer Bezugsquellen (Rohstoffe, andere) oder beim Aufbau eines Einkaufcontrollings. Für fast alle Unternehmen ist auch die Definition oder Aktualisierung vorhandener Warengruppenstrategien interessant – teilweise wird auch die Vor- und Nachbereitung von einzelnen Verhandlungen gewünscht. Durchdachte Warengruppenstrategien können traditionell wesentlich zum Unternehmenserfolg beitragen! Auch bei komplexen Ausschreibungen werden Einkaufsberater eingebunden. Reines Bestellwesen gehört der Vergangenheit an.
CM: Welche Lösungsansätze bieten Sie zu diesen Problemen an und wie stellen Sie die Qualität dieser Lösungen sicher?
Thorben Wehrmann:
Am Ende eines Projektes ist es immer wichtig, den Mandanten nicht alleine zu lassen. Schließlich soll das Konzept “nicht versanden”, sondern gelebt werden und zu Verbesserungen führen. Hilfestellungen sind dann sehr unterschiedlich: von der im Projektteam erarbeiteten Definition von Workorders bis hin zum Maßnahmenmanagement bei einem Implementierungsprojekt. Differenzierte Härtegradsystematiken helfen bei der Unterscheidung, ob eine Maßnahme eine Idee ist oder ob diese bereits direkt zu einer Einsparung geführt hat. Immer häufiger auch der Wunsch nach Trainingsbedarfanalysen und Coaching-Ansätzen, geäußert in der inhaltlichen Frage, in welchen Feldern besonderer Trainingsbedarf besteht. Das kann in der Person des Amtsinhabers begründet liegen, aber auch in konkreten Sonderprojekten oder es ist ein Führungsthema. Viele Einkaufsleiter fragen im Projektverlauf nach Verbesserungschancen. Ein Grund für die hohe Lernbereitschaft der Einkaufsleiter/innen ist neben dem Eigeninteresse nach Weiterentwicklung, dass auf den Einkauf die Augen verschiedener Stakeholder gerichtet sind.
CM: Wie hat sich das Rollenverständnis der Einkäufer in den letzten 20 Jahren geändert?
Thorben Wehrmann:
Es geht immer stärker um den strategischen Einkauf. Konzepte, Themen und Fragestellungen werden immer komplexer – es werden mehr Experten benötigt, beispielsweise Wertanalytiker für die Kostenanalyse bei Kaufteilen. Reverse Engineering oder Cost Breakdown sind in dem Zusammenhang oft ein Thema. Auch für das Thema Vertragsmanagement werden Experten benötigt. Bei den Organisationsmodellen ist zu bemerken, dass die Unternehmen den starken strategischen Bedürfnissen bereits verstärkt Rechnung tragen. Im Detail setzen sich Lead-Buyer-Konzepte aufgrund von Spezialistenwissen und Bündelungschancen stärker durch. Jedoch muss hier erfahrungsgemäß auf eine gute Quervernetzung in die Organisation hinein geachtet werden. Da sind wir dann inhaltlich schnell wieder bei den Zusammenarbeitsmodellen.
CM: Müssen Einkäufer heute strategischer arbeiten? Wenn ja, warum?
Thorben Wehrmann:
Ja, definitiv. Die Welt wird immer komplexer. Im Einkauf ist das nicht anders. Inzwischen sind mir rund 20 verschiedene Positionsbezeichnungen für Einkäufer bekannt – teilweise gibt es Schnittmengen in den Jobprofilen, teilweise nicht. Die Vielfalt ist grosso modo gerechtfertigt, es gibt einfach viele Themen – vom E-Procurement bis hin zur Wertanalyse.
CM: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit der Einkauf zu einem Erfolgsfaktor wird?
Thorben Wehrmann:
Der Einkauf muss intern über sauber definierte, gelebte Prozesse verfügen, diese können in einem Einkaufshandbuch festgelegt sein. Erst dann ist es sinnvoll, mit anderen Abteilungen über Schnittstellen-Themen zu reden. Es ist hilfreich, wenn die Geschäftsführung ein offenes Ohr für die Anliegen des Einkaufs hat. Oft ist die Geschäftsführung stark im Vertrieb, im Produktentstehungsprozess oder bei Sonderthemen eingebunden. Auch anderen wichtigen Führungskräften des Unternehmens muss bewusst sein, dass über den Einkauf einerseits hohe savings erreicht werden können – je nach Warengruppe und Aufgabenstellung sind oft zwischen 3 und 16% savings möglich! Andererseits kann es nicht nur um savings gehen, das alleine ist zu wenig. Compliance und Risikomanagement werden immer wichtiger – Versorgungsrisiken und Engpässe aller Art müssen schnell identifiziert werden. Insofern ist ein gut geführter Einkauf eine Chance für Risikobegrenzung. Immer wichtiger zudem, dass der Einkauf bei Innovationsthemen von Anfang an mit eingebunden ist. Bei Post-Merger-Integration-Themen ist der Einkauf übrigens häufig die erste Abteilung, die optimiert wird.
CM: Was können Unternehmen tun, um das Zusammenspiel von Einkauf und Vertrieb zu fördern?
Thorben Wehrmann:
Regelmäßige Abstimmungsrunden reichen zumeist völlig aus. Einige Unternehmen behelfen sich mit Newslettern – der Einkauf berichtet aus der Beschaffungssicht, der Vertrieb aus der Kundensicht. Es schadet nicht, wenn eine gewisse Verbindlichkeit gegeben ist. Der Klassiker, dass die Vertriebsleitung 10% Rabatt ohne Rücksprache mit anderen Fachabteilungen vergibt, kommt noch immer vor, Alleingänge werden aber weniger. Der Vertrieb hat es letztlich auch nicht leicht: neben den bekannten Themen wie Marktanteile sichern und ausbauen treffen viele Vertriebsleiter in kompetitiven Industrien häufig inzwischen auf gut vorbereitete Einkaufsleiter, die mit der Geschäftsführung einen Lieferantentag organisiert haben. Ziel: intelligente Savings!
CM: Wie sieht die Einkaufsabteilung von morgen aus?
Thorben Wehrmann:
Da möchte ich keine allgemeine Antwort geben. Es ist einfach abhängig von der Branche, den Aufgabenstellungen und teilweise auch von den vorhandenen Personen. Auf jeden Fall wird es für alle strategischer. Letztlich geht es neben den savings oft darum, Komplexität mit intelligenten Lösungen zu begegnen, Komplexität zu reduzieren.
CM: Herr Wehrmann, vielen Dank für Ihre Zeit und die gewonnenen Einsichten.
Wir wünschen Ihren Klienten und Ihnen alles Gute und nachhaltigen Erfolg!
Zur Person:
Thorben Wehrmann. Erfolgreich abgeschlossenes Studium an der Fachhochschule Berlin, Auslandssemester an der IBS Budapest. Seit 2006 als angestellter Unternehmensberater tätig, v.a. in den Feldern Change Management, Einkauf und strategische Neuausrichtung. In Summe etwa 30 Projekte bei Unternehmen verschiedener Branchen und Größenordnungen. Branchenerfahrungen v.a. in der Automotiveindustrie (OEM, Zulieferer), in der Bau- / Infrastrukturindustrie, Elektrotechnik- / Solar sowie in der Nahrungsmittelverarbeitung. Privat: langjähriger Jugend-Bundesligaspieler im Schach.
