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Warum sollten Unternehmen ein papierloses Büro anstreben?
Im Laufe der vergangenen Jahre haben sich immer mehr Unternehmen darum bemüht, ihren Papierverbrauch drastisch zu reduzieren − idealerweise bis ein komplett papierloses Büro erreicht wird. Möglich wird dies unter anderem, indem vorrangig auf digitale Lösungen, wie entsprechende Dokumentenmanagementsysteme, E-Mails und mobile Geräte gesetzt wird.
Doch welche Vorteile gehen eigentlich konkret mit der Umstellung auf ein Büro einher, das vollkommen ohne Papier auskommt? Der folgende Beitrag stellt sie vor.
Papierloses Büro − Das steckt dahinter
Grundsätzlich wird unter einem papierlosen Büro ein Büro verstanden, in welchem vollständig auf gedruckte Dokumente verzichtet wird. Damit geht einher, dass es keine prall gefüllten Aktenschränke mit unzähligen Papieren gibt, sich auf den Schreibtischen kein Papierchaos stapelt und die Fotokopierer im Dauerbetrieb laufen. Auch die digitale Visitenkarte stellt eine wichtige Komponente in einem Büroalltag dar, der papierlos gestaltet ist. Abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter geht schließlich auch mit dem Druck von herkömmlichen Visitenkarten ein nicht zu unterschätzender Verbrauch an Papier und anfallendem Müll einher.
“Das papierlose Büro zeichnet sich dadurch aus, dass kein physisches Papier genutzt wird. Wichtige Dokumente, wie etwa Vereinbarungen und Verträge, werden ausschließlich in einem digitalen Speicher abgelegt. Damit geht wiederum einher, dass sämtliche Daten überaus einfach zugänglich und auffindbar sind.“
Diese Vorteile bietet ein papierloses Büro
Eines der wichtigsten Argumente, welches für die Umstellung auf ein papierloses Büro spricht, ist das hohe Kosteneinsparpotenzial.
Die Kosten, die nicht nur für das Drucken, sondern auch für die Lagerung von physischen Dokumenten anfallen, lassen sich einsparen. Nicht zu vernachlässigen sind daneben auch die Ausgaben für das Papier selbst, die zahlreichen Drucker und die weiteren Verbrauchsmaterialien.
“Nahezu genauso entscheidend ist jedoch der Zeitaufwand, der sich durch das papierlose Büro einsparen lässt. Die Mitarbeiter sparen sich zahlreiche Wege zwischen dem Drucker und ihrem Arbeitsplatz. Somit bleibt ihnen mehr Zeit, um sich auf ihre Kernaufgaben zu fokussieren.“
Entfällt der Druck von Papierdokumenten, lässt sich zudem die Abfallmenge im Büro drastisch reduzieren. Auch das typische Papierchaos auf den Schreibtischen der Mitarbeiter gehört der Vergangenheit an. Darüber hinaus verringert der Verzicht auf Papier den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens. Da weniger Elektrogeräte im Einsatz sind, wird einiges an Energie gespart. Dadurch kann sich das Unternehmen auch nach außen wesentlich attraktiver darstellen, ob gegenüber Kunden, Geschäftspartnern oder potentiellen neuen Mitarbeitern. Heutzutage beziehen immer mehr Verbraucher die Nachhaltigkeit und die Bemühungen für den Umweltschutz eines Unternehmens in ihre Kaufentscheidung ein.
“In einem digitalen Speicher fällt es außerdem einfacher, in kürzester Zeit die Informationen zu finden, nach denen gesucht wird.“
Das langwierige händische Durchsuchen nach dem richtigen Blatt entfällt. Daneben kommt es auch zu einer Entlastung der IT-Abteilung, da diese nicht mehr mit der Einrichtung, der Integration der Drucker in das Netzwerk und eventuellen Störungen der Geräte beschäftigt sind.
Ein weiterer wichtiger Vorteil besteht darin, dass Drucker für einen sehr hohen Lärmpegel im Büro suchen. Die Arbeitsatmosphäre gestaltet sich ohne diese somit wesentlich entspannter und sogar gesünder. Wissenschaftliche Studien konnten bereits belegen, dass Lärm einen der größten Stressfaktoren überhaupt darstellt. Ebenfalls besteht keine Gefahr, wichtige physische Dokumente zu verlegen oder zu verlieren.
Titelbild: Karolina Grabowska – Pexels.com
