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E-Rechnung und SAP-Mailversand: Wie SAP-IT-Verantwortliche den Rechnungsversand jetzt zukunftssicher aufstellen – Interview
Die E-Rechnung ist seit 2025 Pflicht im deutschen B2B-Umfeld und verändert den Rechnungsversand in SAP grundlegend. Im Interview erklärt ein SAP-Experte, worauf IT-Verantwortliche jetzt achten müssen, welche Rolle SAP DRC, SAP VIM und MIA spielen und wie sich SAP E-Mails versenden, E-Rechnung und Compliance sinnvoll zusammenbringen lassen.
Unser Interviewpartner Jeremia Girke ist erfahrener IT-Experte mit Schwerpunkt auf digitalen Dokumentenprozessen, SAP-Mailversand und E-Rechnung. In seiner Funktion als Geschäftsführer der Eubuleus GmbH liegt sein Fokus auf praxisnahen, skalierbaren Lösungen für Unternehmen in Deutschland, die ihre SAP-IT rechtssicher, effizient und zukunftsfähig aufstellen möchten.
Einleitung
Die E-Rechnung ist in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 im B2B-Umfeld angekommen. Für SAP-IT-Verantwortliche bedeutet das nicht nur eine gesetzliche Anpassung, sondern vor allem eine organisatorische und technische Aufgabe. Wer Rechnungsprozesse heute neu denkt, muss E-Rechnung, SAP Mail und Rechnungsversand in SAP als zusammenhängende Prozesskette verstehen.
Gerade in größeren SAP-Landschaften entscheidet nicht nur das Format der Rechnung über den Erfolg, sondern auch die Art der Integration. Strukturierte Daten, saubere Freigaben, sichere Übertragung und revisionssichere Ablage gehören zusammen. Genau hier zeigt sich, ob ein Unternehmen nur Pflicht erfüllt oder seine Prozesse wirklich modernisiert.
Interview mit dem SAP-Experten
von: Jeremia Girke
Conplore: Herr Girke, Sie sind seit vielen Jahren als IT-Consultant und SAP-Experte tätig. Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für SAP-Verantwortliche?
Jeremia Girke: Für SAP-Verantwortliche bedeutet die E-Rechnungspflicht vor allem, dass Systeme und Schnittstellen auf strukturierte elektronische Formate vorbereitet sein müssen. Im B2B-Bereich gilt seit 2025 die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen, für den Versand gelten Übergangsfristen.
Das Thema ist damit endgültig auf der Agenda von SAP-IT, Compliance und Prozessmanagement angekommen. Wer jetzt nur auf einzelne Workarounds setzt, riskiert Medienbrüche und unnötigen Aufwand im Tagesgeschäft.
Conplore: Was ist eine E-Rechnung genau?
Jeremia Girke: Eine E-Rechnung ist keine normale PDF-Rechnung, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Rechnungsformat. Die Daten können von Systemen eindeutig verarbeitet werden, ohne dass man sie manuell erfassen muss.
Das ist der entscheidende Unterschied: Die Rechnung ist nicht nur lesbar, sondern prozessfähig. Für SAP-Umgebungen ist das besonders wichtig, weil sich Vorbuchung, Prüfung und Archivierung dadurch effizienter abbilden lassen.
Conplore: Welche Formate sind in Deutschland besonders relevant?
Jeremia Girke: In Deutschland spielen vor allem XRechnung und ZUGFeRD eine zentrale Rolle. XRechnung ist rein XML-basiert und damit vollständig maschinenlesbar. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML und verbindet damit Sichtbarkeit für Menschen mit Struktur für Systeme.
Für viele Unternehmen ist ZUGFeRD ein pragmatischer Einstieg, weil die Fachabteilungen die Rechnung weiterhin visuell prüfen können. Gleichzeitig bleibt die Verarbeitung im Hintergrund automatisierbar.
Conplore: Wie sieht ein Beispiel für eine E-Rechnung aus?
Jeremia Girke: Ein Beispiel für eine E-Rechnung zeigt, wie Rechnungsinhalte über strukturierte Business Terms eindeutig beschrieben werden. Dazu gehören unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Bankverbindung und bei öffentlichen Empfängern die Leitweg-ID.
Gerade diese Eindeutigkeit ist im SAP-Kontext wichtig. Nur wenn die Daten im System korrekt gemappt sind, funktioniert die automatische Weiterverarbeitung ohne Nacharbeit.
Conplore: Welche Pflichtangaben sind besonders wichtig?
Jeremia Girke: Zu den wichtigsten Pflichtangaben gehören Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungstyp-Code, Bestellnummer, Bruttobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Bankverbindung. Im öffentlichen Bereich kommt zusätzlich die Leitweg-ID hinzu.
Fehlen diese Angaben oder sind sie falsch, führt das schnell zu Verzögerungen oder Ablehnungen. Für SAP-IT-Verantwortliche heißt das: Die Datenqualität muss bereits bei der Erzeugung der Rechnung stimmen.
Conplore: Welche Rolle spielt die Leitweg-ID?
Jeremia Girke: Die Leitweg-ID ist die eindeutige Empfängerkennung für Rechnungen an öffentliche Stellen. Sie sorgt dafür, dass die Rechnung im Zielsystem richtig zugeordnet und verarbeitet werden kann.
Für Unternehmen mit Kunden aus dem öffentlichen Bereich ist sie deshalb ein Pflichtbestandteil. In SAP muss sie sauber in den Prozess integriert werden, damit es im Versand keine Fehler gibt.
Conplore: Wie werden E-Rechnungen sicher übertragen?
Jeremia Girke: Ein sicherer Übertragungsweg ist PEPPOL. Das Netzwerk arbeitet mit zertifizierten Access Points und ermöglicht einen standardisierten, geschützten Austausch.
Das ist besonders relevant, weil Rechnungsdaten sensibel sind und nicht über beliebige Kanäle geschickt werden sollten. Für SAP-Verantwortliche ist PEPPOL deshalb ein wichtiger Baustein für moderne, kontrollierte Rechnungsprozesse.
Conplore: Welche Möglichkeiten gibt es für E-Rechnung in SAP?
Jeremia Girke: Im SAP-Umfeld gibt es im Wesentlichen drei Wege: SAP DRC, SAP VIM und externe Add-ons.
SAP DRC eignet sich vor allem für Compliance- und Reporting-Anforderungen.
SAP VIM ist stark im Rechnungseingang und in Freigabeprozessen.
Externe Add-ons bieten oft mehr Flexibilität im operativen Alltag.
Welche Lösung sinnvoll ist, hängt vom Zielbild des Unternehmens ab. Wer schnell, pragmatisch und prozessnah arbeiten will, prüft meist auch ergänzende Add-ons.
Conplore: Wann ist SAP DRC die richtige Wahl?
Jeremia Girke: SAP Document and Reporting Compliance ist vor allem dann sinnvoll, wenn mehrere Länder, regulatorische Anforderungen und zentrale Compliance-Prozesse zusammenkommen. Die Lösung bündelt Berichts- und Meldepflichten in einer SAP-nahen Umgebung.
Das ist für größere Unternehmen attraktiv, die standardisiert und international arbeiten. Gleichzeitig sollte man den Implementierungsaufwand realistisch einplanen.
Conplore: Was ist SAP VIM?
Jeremia Girke: SAP Vendor Invoice Management ist eine Lösung für den Rechnungseingang. Sie unterstützt Erfassung, Prüfung, Freigabe und Buchung von Rechnungen und kann verschiedene Eingangsformate verarbeiten.
Für Unternehmen, die den Eingangsprozess weitgehend automatisieren wollen, ist VIM sehr wertvoll. Es ist aber vor allem eine Lösung für den Eingang, nicht für den Versand.
Conplore: Was ist MIA im SAP-Kontext?
Jeremia Girke: MIA steht für Mail Integration and Automation-Addon und ist eine von uns entwickelte Lösung. Sie zielt darauf ab, den Versand von Dokumenten und E-Mails direkt aus SAP einfacher und kontrollierter zu machen.
Für SAP-IT-Verantwortliche ist das interessant, wenn SAP E-Mails versenden, Dokumentenautomation und Rechnungsversand in SAP in einem schlanken Prozess zusammenlaufen sollen. Genau an dieser Stelle liegt der praktische Mehrwert.
Conplore: Worin unterscheidet sich MIA von klassischem SAP Mail?
Jeremia Girke: Klassischer SAP-Mailversand ist technisch möglich, aber im Alltag oft mit Konfigurationsaufwand und begrenztem Komfort verbunden. Für die Grundkonfiguration sind typischerweise SMTP, SCOT, Benutzeradressen und Testläufe relevant.
MIA setzt dort an, wo Standardprozesse im Alltag zu sperrig werden. Die Lösung soll den operativen Versand vereinfachen und dokumentenbezogene Kommunikation besser in den Geschäftsprozess einbetten.
Conplore: Wie läuft Rechnungsversand in SAP in der Praxis?
Jeremia Girke: Zuerst muss festgelegt werden, welches Format erzeugt wird: XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes zulässiges Zielformat. Danach folgt die technische Umsetzung im SAP-System, etwa über DRC, VIM oder ein Add-on.
Wichtig ist, dass der Prozess nicht beim Versand endet. Auch Validierung, Logging, Zustellung und Archivierung müssen sauber mitgedacht werden.
Conplore: Welche Fehler treten beim Umstieg häufig auf?
Jeremia Girke: Ein häufiger Fehler ist die Verwechslung von E-Rechnung und PDF-Rechnung. Ein PDF per Mail genügt in vielen Fällen nicht als E-Rechnung.
Ein weiterer Fehler ist eine unvollständige Feldzuordnung, etwa bei Bestellbezug, Leitweg-ID oder Pflichtangaben. Außerdem wird der organisatorische Aufwand oft unterschätzt, wenn IT, Fachbereich und Buchhaltung nicht früh zusammenarbeiten.
Conplore: Ist PEPPOL für SAP-Unternehmen sinnvoll?
Jeremia Girke: Ja, vor allem wenn Rechnungen standardisiert, sicher und skalierbar ausgetauscht werden sollen. PEPPOL bietet dafür eine robuste Infrastruktur mit klaren technischen Regeln.
Für SAP-IT-Verantwortliche ist das besonders interessant, wenn mehrere Gesellschaften, Länder oder Empfängergruppen angebunden werden müssen. In solchen Szenarien bringt PEPPOL Stabilität und Nachvollziehbarkeit.
Conplore: Welche Lösung eignet sich für SAP E-Mails versenden am besten?
Jeremia Girke: Das hängt vom Zielbild ab. Wer auf Compliance und Berichtsanforderungen fokussiert ist, schaut eher auf SAP DRC. Wer den Rechnungseingang automatisieren will, ist bei SAP VIM gut aufgehoben. Wer vor allem SAP E-Mails versenden und Dokumentenprozesse vereinfachen möchte, sollte MIA prüfen.
Die beste Lösung ist deshalb oft nicht ein einzelnes Tool, sondern eine abgestimmte Kombination aus Standard, Prozess und Erweiterung.
Conplore: Herr Girke vielen Dank für Ihre Expertise und die aktuellen Einblicke in den Bereich E-Rechnung mit SAP und SAP-Mailversand!
Redaktionelles Fazit
Für Entscheider in der SAP-IT ist die E-Rechnung vor allem ein Architekturthema. Es geht nicht nur darum, ob eine Rechnung versendet werden kann, sondern wie sauber der komplette Prozess aufgebaut ist.
Wer Rechnungsversand in SAP, SAP Mail und E-Rechnung zusammen denkt, kann Medienbrüche reduzieren und Prozesse in Unternehmen deutlich effizienter machen.
Besonders wichtig ist dabei die Frage, wie sich Standardfunktionen und Add-ons sinnvoll ergänzen, ohne die Systemlandschaft unnötig zu verkomplizieren.
Dieses Experteninterview wurde geführt von Matthias Buchholz, Herausgeber Conplore Wirtschaftsmagazin.
Über Jeremia Girke
Jeremia Girke ist Geschäftsführer bei Eubuleus. Seit mehr als 18 Jahren begleitet er Unternehmen bei der Konzeption, Optimierung und strategischen Weiterentwicklung von Formularen, Outputmanagement und dokumentenbasierten SAP-Prozessen. Dabei verbindet er technisches Detailwissen mit einem klaren Blick für Innovationen und zukünftige Anforderungen in der IT. Im Austausch mit IT-Leitungen und Entscheidern unterstützt er Unternehmen dabei, relevante Themen frühzeitig einzuordnen und ihre IT-Ausrichtung nachhaltig für die kommenden Jahre aufzustellen.
E-Mail: girke@eubuleus.de
Titelbild: E-Rechnung und SAP-Mailversand – Foto von Eubuleus GmbH
