Expertinterview über KI – AUTOMATISIERUNG teilen!

KI-Automatisierung ohne IT-Abteilung: Was KMU heute schon umsetzen können

Künstliche Intelligenz gilt vielen Mittelständlern als etwas, das man sich erst mit eigener IT-Abteilung leisten kann. Marc Wehning, Berater für KI und Automatisierung, widerspricht. Im Gespräch mit der Conplore-Redaktion erklärt er, welche Prozesse kleine und mittlere Betriebe schon heute ohne eigene IT automatisieren – und wo die echten Fallstricke liegen.

Ein Conplore-Experteninterview mit Marc Wehning · KI- & Automatisierungsberatung

Herr Wehning, „KI-Automatisierung ohne IT-Abteilung“ – klingt das nicht zu schön, um wahr zu sein?

Marc Wehning: Den Einwand verstehe ich. Aber der Satz beschreibt schlicht die Realität von 2026. Vor fünf Jahren brauchte man für so etwas Entwickler, Server und ein Projektbudget. Heute liegen die Bausteine fertig in der Cloud. Die meisten KMU nutzen ohnehin schon Software-Werkzeuge – ein CRM, ein Buchhaltungstool, ein Mailprogramm. Diese Systeme haben Schnittstellen, und genau dort docke ich an. Ich erfinde nichts neu, ich verbinde, was schon da ist, und lege eine dünne KI-Schicht darüber. Was früher ein IT-Projekt war, ist heute eher eine Frage von sauberer Einrichtung und ein paar gezielten Automatisierungen.

 

Wo fängt ein Betrieb konkret an, der bisher noch gar nichts hat?

Marc Wehning: Nicht mit der Technik. Mit einem Zettel. Ich setze mich mit dem Inhaber oder der Bürokraft hin und frage: Welche Aufgabe machen Sie jede Woche, die Sie nervt, die lange dauert und die immer gleich abläuft? Da kommen erstaunlich präzise Antworten – Angebote tippen, Rechnungen sortieren, Standardmails beantworten, Terminen hinterhertelefonieren. Das ist die Liste. Daraus nehme ich den einen Prozess, der am meisten Zeit frisst und am wenigsten Kreativität braucht, und automatisiere zuerst den. Ein schneller, sichtbarer Erfolg ist mehr wert als der große Wurf, der ein halbes Jahr dauert.

 

Haben Sie ein konkretes Beispiel?

Marc Wehning: Ein Handelsbetrieb bekam täglich Dutzende Bestellungen von verschiedenen Kunden und musste die manuell zu Sammelbestellungen beim Lieferanten bündeln. Eine Mitarbeiterin hat dafür rund zwölf Stunden pro Woche gebraucht – Excel, Copy-and-paste, Augenmaß. Wir lassen den Eingang jetzt automatisch auslesen, die KI bündelt nach Lieferant und Artikel und erstellt den Bestellvorschlag. Die Mitarbeiterin prüft nur noch und gibt frei. Aus zwölf Stunden wurden unter zwei. Entscheidend ist: Der Mensch bleibt in der Schleife. Die KI macht die Fleißarbeit, nicht das Urteil.

„Die KI bereitet vor, der Mensch entscheidet. Wer das umdreht, bekommt Probleme.“

 

Viele Mittelständler zögern wegen Datenschutz und Sicherheit. Zu Recht?

Marc Wehning: Die Sorge ist berechtigt – aber sie ist kein Grund, gar nichts zu tun, sondern ein Grund, es richtig zu tun. Erstens muss man nicht alle Daten in ein KI-System kippen; oft reicht es, mit reduzierten oder anonymisierten Daten zu arbeiten. Zweitens gibt es heute Anbieter mit Serverstandort in der EU und sauberen Auftragsverarbeitungsverträgen. Und drittens, das wird gern übersehen: Ein klar dokumentierter, automatisierter Prozess ist oft sicherer als die gewachsene Zettelwirtschaft, bei der Kundendaten in privaten Postfächern und auf USB-Sticks liegen. Datenschutz ist eine Anforderung an die Umsetzung – kein Ausschlusskriterium.

 

Welche Aufgaben eignen sich für den Einstieg, und welche nicht?

Marc Wehning: Gut geeignet ist alles, was Regeln folgt, sich wiederholt und auf Text oder strukturierten Daten basiert: Mails vorsortieren und Antwortentwürfe vorbereiten, Angebote aus Textbausteinen erstellen, Beschwerden erfassen und kategorisieren, Daten aus Dokumenten in Systeme übertragen. Die Faustregel lautet: Die KI bereitet vor, der Mensch entscheidet.

Was kostet so ein Einstieg, und ab wann lohnt er sich?

Marc Wehning: Die laufenden Werkzeuge bewegen sich für einen kleinen Betrieb oft im zwei- bis niedrigen dreistelligen Bereich pro Monat – das ist selten das Thema. Der eigentliche Aufwand steckt in der Einrichtung. Und da rechne ich nüchtern: Kostet ein Prozess zehn Stunden pro Woche und spare ich die Hälfte, sind das bei einer Bürokraft schnell mehrere Hundert Euro im Monat. Die Einrichtung ist damit meist nach wenigen Monaten wieder drin. Wichtig ist, nicht in Technik zu denken, sondern in gesparter Zeit und gewonnenen Aufträgen. Hinzu kommt: Bund und Länder fördern Beratungsleistungen für KMU teilweise – das senkt die Einstiegshürde zusätzlich.

 

Was müssen die Mitarbeiter lernen?

Marc Wehning: Sie sollten lernen, gut zu beschreiben, was sie wollen – das ist eine sprachliche, keine technische Fähigkeit. Wer einer neuen Kollegin eine Aufgabe sauber erklären kann, kann auch mit diesen Werkzeugen arbeiten. Genau darum geht es mir: die Technik so weit in den Hintergrund zu schieben, dass der Betrieb sie selbst bedienen kann, ohne mich dauerhaft zu brauchen. Ich richte ein, übergebe und mache mich im Idealfall überflüssig. Diesen Ansatz – Automatisierung als stiller, zuverlässiger Mitarbeiter – habe ich in meinem Buch Der unsichtbare Mitarbeiter ausführlich beschrieben.

 

Ihr Rat für den ersten Schritt?

Marc Wehning: Nehmen Sie sich diese Woche dreißig Minuten und schreiben Sie die fünf Aufgaben auf, die Sie am meisten Zeit kosten und am wenigsten Freude machen. Das ist die ganze Vorbereitung. Mit dieser Liste haben Sie den schwierigsten Teil schon erledigt – nämlich zu wissen, wo es weh tut. Den Rest geht man Schritt für Schritt an: klein anfangen, den Effekt messen, darauf aufbauen. Wer so vorgeht, braucht keine IT-Abteilung. Er braucht nur den Mut, beim ersten Prozess anzufangen.

Titelbild: Vitaly Gariev (unsplash)