Joint Future Work – Wettbewerbsvorsprung durch Internationalisierung

Das, was die Digitalisierung erst nach Jahrtausenden der Entwicklung endlich schafft, war beim Menschen an sich schon immer da: man kommunizierte miteinander, koordinierte sich und schuf so ein handlungsfähiges vernetztes Handeln. Und das war recht einfach, man sprach einfach miteinander.

Natürlich gab es verschiedene Sprachen. Wer mehr als eine beherrschte, hatte eine größere Reichweite in seiner Kommunikation. Das war vor allem für Händler wichtig, wenn sie in fernen Landen Geschäfte machen wollten. An diesem Umstand hat sich auch jetzt nichts geändert. Dank Digitalisierung und Informationszeitalter verändert sich aber zusehends eines: Nicht nur Händler müssen mehrsprachig sein, sondern fast jeder innerhalb der global vernetzten Prozesse, der auf eben diese angewiesen ist, mit ihnen arbeitet oder sie vernetzen muss. Und das geht nach wie vor mit dem Medium Sprache. Zumeist allerdings in ihrer speicherbaren Form, der Schrift.

Ergo hat der Vorteile, der es schafft, sein Angebot, seine Leistung und / oder sein Produkt in der Sprache derer zu kommunizieren, die sie letztlich nachfragen sollen. Und das ist nicht einfach, auch dann nicht, wenn man sich eigentlich auf eine Weltsprache geeinigt hat. Englisch wird nicht überall gesprochen – auch nicht in Deutschland. Also macht es Sinn, sein Angebot in mehreren Sprachen parat zu haben. Inklusive der dazu notwendigen Kommunikation (Schriftstücke, oder neudeutsch: „Content“), um es korrekt und sprachlich einwandfrei abzuwickeln. Als Servicegedanke aber auch als Absicherung, dass auch wirklich das übermittelt wird, was man fachlich, rechtlich, sozial übermitteln wollte. Redewendungen zum Beispiel werden nicht überall gleich verstanden – oder gar übersetzt.

Wenn zum Beispiel ein Interessent aus Brasilien, einer Nation mit mehreren hundert Sprachen, in gebrochenem Englisch nach technischen Spezifikationen zu Ihrem Produkt anfragt, und wissen möchte, ob das Produkt auch nach Manaus lieferbar ist, dann wird es schon spannend. Will man nun darauf hoffen, dass ein englischer Antworttext so verstanden wird, wie ich das wünsche, oder wähle ich Portugiesisch, als Landessprache in Brasilien, um gleich auszuschließen, dass mein Interessent mein Angebot ggf. falsch versteht? Ergo muss ich jetzt schnell eine hochverfügbare Antwortoption haben.

 

Abb. 1 : Joint Future Work und Internationalisierung

Dieser Gedanke setzt dann organisatorisch mehrere Dinge voraus:

 

1. Standardisiertes Schriftwerk

Um mit allen gleich zu kommunizieren, muss ich ein Grundschrifttum an Dokumenten vorhalten, das in der Lage ist, meine Prozesse in der Kommunikation mit Kunden, Partnern, Interessenten so abzubilden, dass sie inhaltlich und verbal / grammatikalisch hinreichend sind. Und das zunächst auf Deutsch. Dazu gehört auch die Homepage an sich. Sie ist die Visitenkarte des Unternehmens im www und unterliegt denselben Kriterien, wie die vorgehaltenen Dokumente. Es müssen also Dokumente zu Produkt- und Leistungsbeschreibungen, Lieferbedingungen und Abwicklungsmodalitäten abrufbar sein.

2. Flexibilität

Flexibilität erreicht man, indem man das Grunddokument noch um Passagen und Abschnitte erweitern oder auch kürzen kann. Mit Textbausteinen. Dadurch erzielt man eine größere Bandbreite für die Anwendbarkeit ein und desselben Dokumentes. Auch eine bessere Spezifikation der Antwort auf die Wünsche und Erwartung des Adressaten ist möglich.

3. Handling

Auch muss gewährleistet sein, dass ich diese Textbausteine treffsicher anwenden kann. Selbst dann, wenn ich noch nicht einmal die Schriftzeichen lesen kann (Kyrillisch, Chinesisch, …) oder sich auch die Textrichtung ändert. Dazu muss die Verfügbarkeit der Dokumente auch zentralisiert sein. Allein schon, damit der Änderungsdienst diese zentral bearbeiten bzw. erweitern kann. Auch sollte es möglich sein, mit einer Arbeitsschablone die deutschen Dokumente zu bearbeiten, während ein Programm das anderssprachige Original zusammenstellt. Eine Copy-Paste-Variante ist möglich, setzt aber Zeit und Umgangserfahrung voraus. Beides Größen, die aus Kostengründen zu reduzieren sind.

4. Anwendungssicherheit

Der Dokumentenpool muss aktuell sein und alle Änderungen (inhaltlich, fachlich, rechtlich) im deutschen Dokument müssen dann auch umfänglich in allen anderen korrespondierenden Sprachvarianten eingearbeitet sein. Der Prozess der Zusammenstellung muss für den User überschaubar und verifizierbar sein.

5. Es sollten keine 1:1-Übersetzungen gewählt werden

Jede Sprache hat einen eigenen Modus, einen eigenen Rhythmus und unterscheidet sich in Wortwahl, Grammatik und Betonung von anderen Sprachen. Das wird bei unterschiedlichen Sprachfamilien besonders deutlich. Auch sind bildhafte Ausdrucksweisen in ihrer Sinngebung nicht zu unterschätzen und in Asien und dem Mittleren Osten sehr verbreitet. Daher ist als Forderung zu stellen, dass Übersetzungen auf native-Niveau zu erfolgen haben. Das ist dann auch bei gebräuchlichen Redewendungen besser, die in manchen Sprachräumen aussagekräftiger sind, als die beste Beschreibung.

Das alles zeigt, dass Internationalisierung von Dokumenten nichts ist, was man zwischendurch mal erledigt, billig nach Osteuropa oder Indien outsourced und dann ewig hat. Es ist ein lebendiger Prozess, mit Erweiterungen, Verbesserungen und Neuerstellungen – inklusive Änderungsnachweisen. Letztere sind das Qualitätsmerkmal, auf das der User vertrauen kann und soll.

 

Warum ist das für „Joint Future Work“ wichtig?

Wenn die Globalisierung eines gezeigt hat, dann dass das Koordinationsaufkommen drastisch gestiegen ist. Und das unter der Prämisse Zeitdruck. Warum? Weil alle Koordinationsschritte, egal ob technisch oder organisatorisch begründet, in Zeitintervallen abgerechnet werden, und die Zeit eine Umrechnungs- und Kalkulationsgröße für Kosten ist. Letztlich wird nicht nur die Qualität der geleisteten Arbeit bewertet, sondern auch – oder vor allem – die Kostenwirtschaftlichkeit. Daher macht es keinen Sinn, stundenlang an einer Übersetzung für ein einfaches Standardangebot zu tüfteln. Dieses Standarddokument muss hochverfügbar, zentral und qualitätsgesichert genauso abrufbar sein, wie ein Mailverteiler, ein Formular zur Büromittelbeschaffung, ein Change Request oder der Urlaubsantrag. Er muss in seiner Konzeption Workflow-Charakter haben. Also einen optimierten und messbaren Kostenfaktor in der Angebotserstellung an sich auf der Userseite und einen ebensolchen Prozess für seine Bereitstellung an sich.

Es sollte also nicht in Vergessenheit geraten, dass Internationalisierung auch ein Kostenfaktor ist, der sich rechnen muss. Der also selbst einer Optimierbarkeit unterliegen muss und sich darüber hinaus fortentwickeln muss.

Die Frage nach dem warum man sich das antun sollte, ist einfach: Ebenso wie der antike Karawanenhändler Vorteile durch Mehrsprachigkeit entlang seiner Route hatte, so hat ein Unternehmen in der digitalen Reichweite Vorteile, wenn es die Sprache spricht, wo es seine Produkte verkaufen will. Man muss nur nicht mehr hin(gehen). Aber hinschreiben können. Und das dann in der Sprache, die dort gesprochen und verstanden wird. Auf dem Niveau, mit dem ich als Unternehmen dort wahrgenommen werden will.

Dass das in der Future Work auch noch andere Aspekte mit sich bringt ist folgerichtig. Die Globalisierung hat schon dazu geführt, dass Unternehmenssprachen definiert wurden: „We are an english speaking enterprise…“. Doch in vielen Unternehmen reicht das nicht. Vor allem nicht in der Produktion, und schon gar nicht, wenn diese im fernen Osten stattfindet.

Auch stellt die zunehmende Migration und deren Sprachenvielfalt zunehmend ein Problem da. Da wo nicht integriert wird, nachhaltig und stringent, wird auch deutsch in vielen Unternehmen bald schon hierzulande Fremdsprache sein. Aber eine unter vielen. Hier sind dann Arbeitsanweisungen, Sicherheitsbestimmungen und auch Betriebshandbücher mehrsprachig gefragt. Was Fahrkartenautomaten schon haben, und nicht nur für Touristen (!), man immer öfters auch bei Nutzungsbestimmungen für Grünflächen sieht und Wartebereichsinformation von Behörden ziert, ist etwas, was hierzulande schiefgegangen ist: die sprachliche Integration, die dazu hätten führen sollen, dass all das eben nicht notwendig ist.

Dieser Trend ist zwar nicht unumkehrbar, jedoch ist der Wille das zu tun nicht zu sehen. Das hat Folgen für die Unternehmen. Gerade dann, wenn der Anteil der deutschen native speakers demographisch zurückgeht. Und auch das ist ein Bestandteil des demographischen Wandels. Der auf uns zukommt. Sprachlich wird Deutsch zunehmend nur noch als verbindende Sprache, gerade in zuwanderungsstarken Ballungsräumen, gebräuchlich sein. Umgangssprachlich aber an Bedeutung einbüßen. Das wird auch Folgen für Unternehmen haben.

Ein weiter Aspekt ist die Mehrsprachigkeit bei der Ansprache und Kommunikation mit Interessenten, Bewerbern, Kandidaten, wenn diese als Migranten zu uns ins Unternehmen kommen wollen. Fachkräfte, Spezialisten und Key-Ressourcen. Diesen die Berührungsängste zu nehmen, und die sind mit Sicherheit da, setzt voraus, dass ich als Recruitingabteilung in der Lage sein muss, diese im Sinne des Servicegedankens abzubauen, also das gleiche Argument zu nutzen, das der Vertrieb für sich schon gefunden hat, wenn er ausländische Kunden und Partner in dessen Sprache anspricht. Auch hier muss ich mich als Unternehmen dem Wettbewerb um knappere Ressourcen, der Fachkraft, schon mittelfristig darauf einstellen, mich gegenüber dem Personalmarkt auch mehrsprachig zu präsentieren.

 

Fazit:

Aus vielen Gründen ist die Internationalisierung schon mittelfristig gesehen unabdingbar. Sie wird schlicht zu einem Wettbewerbsfaktor an sich werden. Die Möglichkeit just-in-time aus einem Dokumentenpool (inkl. Textbausteinen) professionell mehrsprachig kommunizieren zu können ist ein Wettbewerbsfaktor für den Vertrieb. Gleichzeitig benötige ich diese Mehrsprachigkeit auch für Dokumente und Prozesse, die es mir erlauben meine globalisierte Leistungserstellung und -erbringung hinsichtlich Koordination, Kommunikation und Prozessvalidität zu verbessern.

Als zusätzliches Argument ist die Internationalisierung des Recruiting ein Wettbewerbsvorteil auf dem Personalmarkt. Es hilft bei Bewerbern Berührungsängste abzubauen, Einvernehmlichkeit schneller herzustellen und letztlich – und das grundlegend – Vertrauen zu schaffen. Unternehmensintern schafft Mehrsprachigkeit ein besseres Verständnis für Qualität, Arbeitssicherheit und (technische) Betriebsabläufe.

Die Verfügbarkeit von IT hat die Globalisierung erst über die schnelle Kommunikation (Internet) ermöglicht, den Faktor Zeit bei der Koordination über Kontinente hinweg auf fast Null reduziert, wo vorher zum Teil Wochen vergingen, um eine Richtung zu bedienen. Die Digitalisierung wird zunehmend vernetze, mehrsprachige Kommunikation möglich – und nötig (!) machen. Zuerst in Schriftform. Dann später ggf. auch mit Übersetzungsmodulen. Hier sei beispielsweise auf die Google-Spracheingabe und Telefoncomputer verwiesen. Der Weg dahin ist technisch nicht mehr weit. Doch letztlich braucht ein rechtlich verifizierbarer Geschäftsabschluss, sowie dessen Anbahnung, eine exakte Grundlage, die dem Stil der Zeit folgend, zeitnah verfügbar sein muss. Mit anderen Worten: SOFORT! Diese Grundlage zu schaffen, bedarf eines professionellen Prozesses der Qualitätssicherung und Verbesserung bzw. Weiterentwicklung einerseits, aber auch der sicheren Handhabung durch den Nutzer andererseits, um kostenminimierend zu wirken.

Damit wird deutlich, dass Internationalisierung im Unternehmen zunehmend eine prozessübergreifende Querschnittsfunktion einnehmen wird, die eine nicht zu unterschätzende Kostendimension hat und von wettbewerbsentscheidender Bedeutung sein wird. Und solange keine schlüssigen Migrations- und Integrationskonzepte vorliegen, und die Politik zeigt keinerlei Interesse oder Weitsicht hier tätig zu werden (!), solange wird es eher zu einer wachsenden Bedeutung für innerbetriebliche Maßnahmen kommen, als zu einer Verbesserung des allgemeinen Umfeldes. Also wird auch hier die Bedeutung steigen.

Sprache verbindet Menschen. Und Menschen machen Geschäfte. Früher über Karawanenstraßen und Märkte, heute über digitalisierte Handelsplattformen, das Internet oder per Telefon. Aber eines ist gleich geblieben: ohne die Funktionalität Sprache, egal in welcher Form, kein Geschäft…

 

Abb. 2: Joint Future Work