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E-Rechnung wird Pflicht: Welche Tools und Strategien jetzt Unternehmen unterstützen

Mit der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird die E-Rechnung in vielen Ländern zur Pflicht. Für Unternehmen bedeutet dies die Anpassung an gesetzliche Vorgaben und gleichzeitig die Chance, interne Prozesse effizienter zu gestalten. Dieser Artikel beleuchtet die Herausforderungen der Umstellung auf elektronische Rechnungen und zeigt auf, welche Tools und Strategien Unternehmen dabei unterstützen können.

Gesetzliche Rahmenbedingungen und der Druck zur Umstellung

Die Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung basiert auf verschiedenen gesetzlichen Vorgaben, die in Europa vor allem durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU vorangetrieben wurden. Ziel ist es, die Effizienz und Transparenz von Geschäftsprozessen zu erhöhen, insbesondere im B2G-Bereich (Business-to-Government). In Deutschland ist die E-Rechnung für öffentliche Aufträge seit 2020 Pflicht; ab 2025 wird eine weitergehende Verpflichtung für den B2B-Sektor erwartet.

„Ab dem 1. Januar 2025 wird – begleitet von Übergangsvorschriften – auch bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden sein“. Quelle: Bundesministeriums des Innern und für Heimat

Vorteile der E-Rechnung:

Reduzierung von Papierverbrauch und Druckkosten.
Schnellere Bearbeitungszeiten durch automatisierte Prozesse.
Vereinfachung der Steuerprüfung durch standardisierte Formate.
Verbesserte Nachvollziehbarkeit durch digitale Archivierung.
Höhere Datensicherheit durch Verschlüsselung und Signaturen.
Bessere Kompatibilität für internationale Geschäftsabwicklungen.

Wichtige Standards sind das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und die XRechnung, die sich speziell an öffentliche Auftraggeber richtet. Unternehmen sollten rechtzeitig prüfen, ob ihre bestehenden Systeme kompatibel sind.

Tools für die Einführung: Welche Software-Lösungen passen?

Die Wahl der passenden E-Rechnungssoftware ist entscheidend für eine erfolgreiche Einführung. Anbieter auf dem Markt bieten Lösungen, die von Basisfunktionen bis hin zu komplexen ERP-Integrationen reichen. Unternehmen sollten ihre Anforderungen klar definieren, bevor sie sich für ein Tool entscheiden.

Kriterien bei der Auswahl einer Software:

Kriterium	Anforderung
Kompatibilität	Unterstützung von Standards wie ZUGFeRD und XRechnung.
Schnittstellen	Anbindung an bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
Benutzerfreundlichkeit	Intuitive Bedienbarkeit und Schulungsunterlagen für die Mitarbeiter.
Skalierbarkeit	Anpassungsfähigkeit an wachsende Unternehmensanforderungen.
Support und Updates	Verfügbarkeit von technischem Support und regelmäßigen Software-Updates.
Kostenstruktur	Klare Übersicht über Anschaffungs-, Lizenz- und Wartungskosten.

Eine klare Empfehlung sind Cloud-basierte Lösungen, da sie regelmäßige Updates und eine schnelle Implementierung ermöglichen.

Strategien für eine reibungslose Implementierung

Der Umstellungsprozess auf die E-Rechnung erfordert eine strategische Planung, um Fehler und Verzögerungen zu vermeiden. Ein schrittweises Vorgehen in mehreren Phasen hat sich in der Praxis bewährt.

Bedarfsanalyse: Identifikation aller Prozesse, die von der Umstellung betroffen sind.
Schulungen: Mitarbeiterschulungen stellen sicher, dass alle Beteiligten mit den neuen Anforderungen vertraut sind.
Testphase: Vor dem Livegang sollten alle Systeme ausführlich getestet werden.
Monitoring: Nach der Implementierung ist eine regelmäßige Überprüfung notwendig, um Optimierungspotenziale zu erkennen.

Zusätzlich können externe Berater dabei helfen, Schwachstellen zu identifizieren und geeignete Maßnahmen umzusetzen.

Hilfestellen für Unternehmen: Unterstützung bei der Umstellung

Die Umstellung auf die E-Rechnung kann insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen herausfordernd sein. Verschiedene Institutionen bieten jedoch Unterstützung, um den Übergang reibungsloser zu gestalten. Öffentliche Behörden, regionale Netzwerke und Interessenvertretungen stellen hilfreiche Informationen und Ressourcen bereit.

Industrie- und Handelskammern (IHKs): Viele IHKs bieten spezielle Informationsveranstaltungen, Workshops und Leitfäden zur Einführung der E-Rechnung an. Diese helfen Unternehmen, sich mit den gesetzlichen Anforderungen und technischen Lösungen vertraut zu machen.
Öffentliche Behörden: Portale wie das des Bundesministeriums der Finanzen oder der EU-Kommission stellen Leitlinien und technische Standards wie die XRechnung zur Verfügung.
Regionale Netzwerke: Netzwerke und Verbände in den Regionen unterstützen Unternehmen oft durch Erfahrungsaustausch und gemeinsame Projekte zur Digitalisierung.
Berufsausbildungen und Weiterbildungen: Spezifische Schulungen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung werden von Bildungseinrichtungen und spezialisierten Anbietern angeboten. Sie bieten praxisnahe Lösungen, um Mitarbeiter auf die neuen Systeme vorzubereiten.

Die Bundesregierung bietet auf ihrer E-Rechnungsplattform umfangreiche Informationen und FAQs:

„Um Sie bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesländer zu unterstützen, haben wir Ihnen einige hilfreiche Informationen zusammengestellt.“

Zusätzlich können Unternehmen auf Förderprogramme wie go-digital zurückgreifen, die die Digitalisierung finanziell unterstützen. Das Programm des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz fördert Beratungs- und Umsetzungsleistungen in den Bereichen digitale Geschäftsprozesse, IT-Sicherheit und digitale Markterschließung.

Unternehmen erhalten hierbei nicht nur finanzielle Zuschüsse, sondern auch Unterstützung durch autorisierte Beratungsunternehmen. Viele solcher Programme sind auf Landes- oder Bundesebene verfügbar und fördern sowohl die Anschaffung von Software als auch die Schulung der Belegschaft. Ein strategisches Nutzen dieser Ressourcen kann den Übergang erleichtern und langfristig zur Wettbewerbsfähigkeit beitragen.