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Eine verständliche Betriebsanleitung – worauf es ankommt
Viele Unternehmen wissen nicht, worauf es bei einer Betriebsanleitung ankommt und lassen wichtige Informationen weg, wie das Ausfüllen einer Konformitätserklärung Vorlage bei Maschinen mit einer CE-Kennzeichnung. Dabei ist eine Anleitung essentiell für die reibungslose Abwicklung von Prozessen sowie bei der Inbetriebnahme und Nutzung von Maschinen, Anlagen und Systemen.
Sie enthält eine Reihe von Angaben und Hinweisen, die für den sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb notwendig sind. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf es bei einer verständlichen Betriebsanleitung ankommt.
Was ist eine Betriebsanleitung und wie sieht sie aus?
Hierbei handelt es sich um ein Dokument, das dem Anwender einer Maschine hilft, es richtig in Betrieb zu nehmen, zu verwenden und eventuelle Fehlermeldungen richtig zuzuordnen. In der Regel enthält sie detaillierte Anweisungen und Informationen über die Maschine wie technische Daten, Sicherheitshinweise und Wartungsanleitungen und Betriebsanleitungen.
„Damit der Anwender diese trotz der oftmals komplexen Inhalte versteht, ist es für Hersteller ratsam, sich von spezialisierten Unternehmen eine Anleitung erstellen zu lassen.“
Bei schwierigen Sachverhalten greifen diese auch gerne auf Abbildungen zurück, damit der Kunde den tatsächlichen Inhalt und die Botschaft erfassen kann. Diese kennen sich auch mit allen Normen, welche eingehalten werden müssen, etwa die gängigen ISO 7010, ISO 7000 IEC 60417, DIN EN IEC/IEEE 82079-1 und ISO 20607 welche für die Gestaltungsgrundsätze von Betriebsanleitungen wichtig sind.
„Üblicherweise erhält der Anwender die Betriebsanleitung in Papierform (als gedrucktes Heft) mit Erhalt seiner Maschine.“
Mittlerweile stellen Hersteller vermehrt die elektronische Form (PDF) zum Download auf ihren Webseiten zur Verfügung. Zwar haben Papierformate den Vorteil, dass sie leicht zugänglich und portabel sind, diese können aber auch verloren gehen oder verlegt werden. Bei den elektronischen Formaten ist der Nutzer zum Öffnen der Anleitung stets auf ein mobiles Endgerät angewiesen, kann aber immer wieder auf diese wichtigen Inhalte zugreifen.
Informationsgehalt und Struktur sind das A und O
Um für den Kunden greifbar zu sein, sollte eine Betriebsanleitung sowohl hinsichtlich des Informationsgehalts als auch der Struktur einige Aspekte beachten.
Informationsgehalt
Die dort befindlichen Informationen müssen vor allem eines sein: einfach zu verstehen und zu erfassen! Denn was nutzen alle technischen Details, wenn der Benutzer sie nicht versteht?
Die Informationen müssen so formuliert werden, dass keine Missverständnisse und Auslegungen möglich sind. Natürlich ist für die Lesbarkeit wichtig, dass die Wörter gut erkennbar sind und die Schriftgröße ausreichend ist – aber es geht vielmehr darum, dass die Informationen auf eine einfache Art und Weise erklärt werden!
„Also: Keine Fachbegriffe oder Abkürzungen verwenden und stattdessen lieber etwas deutlicher formulieren.“
Die Anleitung sollte daneben auch alle wichtigen Informationen zu Gefahren enthalten, damit die Maschine sicher und richtig angewandt werden kann und Kunden Fehler vermeiden. Weitere wichtige Inhalte sind:
- Funktionsweise
- Identifikation
- Anwendungsbereich
- Sicherheits- und Warnhinweise
- Installation
- Inbetriebnahme
- Bedienung
- Pflege- und Wartungsanleitungen
- Fehlerbehebung
- Konformitätserklärung
- Entsorgungsanleitungen
- Garantiebedingungen
Struktur
Das Handbuch sollte übersichtlich und logisch strukturiert sein, damit Kunden schnell alle relevanten Informationen finden und auf einen Blick erfassen können. Ein entsprechendes Inhaltsverzeichnis hilft dem Leser dabei, sich schnell zurechtzufinden.
Für eine verständliche und intuitive Struktur hilft eine klare Themengliederung nach Abschnitten, aussagekräftige Über- und Unterüberschriften und ein logischer Aufbau mit Nummerierungen. Aber auch das Hervorheben wichtiger Inhalte durch Fettungen, kursive Schrift und Infoboxen kann sehr hilfreich sein.
Fazit – sie ist für Nutzer und Unternehmen von größter Bedeutung
Sie ermöglicht es den Nutzern, die Funktionen einer Maschine oder einer Dienstleistung zu verstehen und zu nutzen. Ohne eine verständliche Betriebsanleitung können die Nutzer nicht immer die volle Leistungsvielfalt einer Maschine genießen, im schlimmsten Fall kann es sogar zu gefährlichen Situationen durch unsachgemäßen Gebrauch kommen.
Defekte können so entstehen, wodurch sich auch die Beschwerden beim Kundenservice häufen. Die Folge? Kosten für die Beratung und Reparatur von Maschinen steigen und die Gewinnspanne für das Unternehmen sinkt entsprechend.
Darüber hinaus können nicht mit dem Gerät vertraute Nutzer das Unternehmen in Misskredit bringen und andere potenzielle Kunden abschrecken. Deswegen sollte man den Wert und die Wichtigkeit von Betriebsanleitungen niemals unterschätzen.
Titelbild: geralt | pixabay.com
