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Hybrides Office, schlanke Druckflotte: Fünf Wege aus dem Mehrgeräte-Chaos

Seit der Pandemie ist hybrides Arbeiten kein Ausnahmefall mehr, sondern Standard in vielen Unternehmen. Doch während Collaboration-Tools, VPNs und digitale Kalender längst integriert wurden, bleiben grundlegende Infrastrukturfragen oft ungelöst.

Dazu gehört vor allem die Frage: Wie viele Geräte braucht ein flexibles Büro wirklich – und welche?

Warum führt hybrides Arbeiten oft zu Geräte-Wildwuchs?

Was in der Praxis auffällt: In Unternehmen, die mobiles Arbeiten eingeführt haben, verdoppelte sich nicht selten die Geräteanzahl – und das nicht aus strategischer Entscheidung, sondern aus Improvisation. Drucker zu Hause, Scanner im Büro, lokale Speicherlösungen, aber auch externe Monitore, Router, Dockingstations und Labelprinter – jedes Teammitglied wählt eigene Lösungen. Das Ergebnis ist eine Infrastruktur mit vielen Parallelstrukturen, wenig Standardisierung und oft hohen Betriebskosten.

Der Laserjet P2055 Laserdrucker im Vergleich zeigt, wie entscheidend es ist, Modelle auszuwählen, die sich in bestehende Netzwerke integrieren lassen, energieeffizient arbeiten – und gleichzeitig wartungsarm bleiben.

Was kostet eine unkoordinierte Geräteinfrastruktur?

Was auf den ersten Blick wie ein Sammelsurium von Einzelentscheidungen aussieht, hat Folgen. Die versteckten Kosten durch unkoordinierte Geräteparks sind erheblich. Einzelplatzlösungen bedeuten oft doppelte Wartung, ungenutzte Kapazitäten, unvorhersehbare Reparaturkosten – oder das genaue Gegenteil: ständiger Engpass, wenn Geräte gemeinsam genutzt, aber nie wirklich verwaltet werden.

Hinzu kommen energetische Ineffizienzen. Altgeräte ohne Standby-Funktionen, hohe Bereitschaftsverbräuche, keine zentrale Steuerung – viele dieser Faktoren werden übersehen, solange die Geräte funktionieren. Doch ihre Stromkosten, verbunden mit der Entsorgung und Neuanschaffung bei Defekten, hinterlassen eine erhebliche CO₂-Bilanz.

Auch der Punkt IT-Sicherheit sollte nicht unterschätzt werden: Ausdrucke auf nicht angemeldeten Geräten, fehlende Verschlüsselung bei Übertragungen oder ungesicherte Remote-Verbindungen können sensible Daten gefährden. In der Summe ergibt sich ein Bild, das weit mehr als „nur“ ineffizient ist – sondern mitunter zum Bremsklotz für das gesamte hybride Arbeitsmodell wird.

Welche fünf Strategien führen aus dem Geräte-Wirrwarr?

Die Lösung liegt nicht in mehr Technik – sondern in besserer Technik. Oder genauer: in smarter Planung, die sich an tatsächlichen Bedarfen orientiert. Fünf Ansätze haben sich dabei in der Praxis bewährt:

1. Analyse statt Bauchgefühl

Bevor umgerüstet wird, braucht es Transparenz. Wie oft wird tatsächlich gedruckt? Wie viele Ausdrucke pro Arbeitsplatz? Welche Geräte stehen wo? Eine zentrale Erhebung der Nutzung – ergänzt durch Monitoring-Software – zeigt schnell, welche Ressourcen überflüssig, doppelt oder veraltet sind.

2. Konsolidierung statt Verteilung

Nicht jede Abteilung braucht eigene Geräte. Statt vieler kleiner Systeme lohnen sich zentrale Geräte-Hubs: ein leistungsstarker Netzwerkdrucker, ein gemeinsamer Scanner, ein konfigurierbarer Arbeitsplatz für wechselnde Nutzer. Das reduziert nicht nur Kosten, sondern auch Wartungsaufwand.

3. Kompatible Toner nutzen – und gezielt sparen

Wer ohnehin umstellt, kann auch beim Verbrauchsmaterial ansetzen: Kompatible Toner und Patronen sind in der Regel den originalen ebenbürtig, häufig sogar technisch identisch. Der Preisunterschied ist dafür gravierend – bis zu 80 % Ersparnis sind möglich. Tonerpartner.de etwa gibt auf seine Produkte drei Jahre Garantie. Solche Anbieter machen sich die Umstellung einfach – und bieten dazu einen spürbaren Nachhaltigkeitseffekt durch weniger Müll und längere Laufzeiten.

4. Remote-Druck & Cloudlösungen richtig einbinden

Hybrides Arbeiten bedeutet nicht nur, dass Menschen an verschiedenen Orten arbeiten – sondern auch, dass Informationen fließen müssen, ohne Brüche. Genau hier stoßen viele konventionelle Geräte an ihre Grenzen. Wenn sich etwa Dokumente nur über ein lokales Netz ausdrucken lassen oder Software-Updates nur manuell vor Ort durchgeführt werden müssen, entsteht Reibung. Nicht immer offensichtlich, aber mit Wirkung auf Effizienz und Arbeitskomfort.

Moderne Drucker- und Multifunktionsgeräte können längst mehr. Viele lassen sich in Cloudlösungen einbinden, unterstützen Single Sign-on, rollen automatische Updates aus oder bieten mobiles Drucken via App – egal, ob vom Homeoffice, aus der Bahn oder vom Satellitenbüro aus. Wichtig dabei: Der Zugriff muss kontrolliert, datenschutzkonform und rollenbasiert sein. Lösungen wie „Follow-Me-Printing“, bei dem Ausdrucke erst nach Nutzerverifizierung starten, erhöhen Sicherheit und vermeiden unnötige Ausdrucke.

Auch Scanner und Archivsysteme profitieren von dieser Integration. Statt analoger Ablage können Rechnungen oder Verträge direkt in strukturierte Cloudverzeichnisse geschickt werden – oft inklusive OCR-Erkennung und automatischer Weiterleitung an ERP-Systeme. Eine technische Grundlage, die besonders in dezentralen Teams ihre Wirkung entfaltet.

5. Monitoring & Predictive Maintenance als Gamechanger

Druckkosten entstehen nicht nur beim Drucken selbst – sondern oft auch durch Ausfallzeiten, ungeplante Wartungen oder Tonerengpässe. Wer schon einmal mit leerem Toner im Projektmeeting stand oder eine Präsentation wegen eines Papierstaus nicht ausdrucken konnte, kennt das Problem.

Monitoring-Systeme setzen genau dort an. Sie erfassen Statusdaten der Geräteflotte in Echtzeit – ob Füllstände, Fehlermeldungen oder Zählerstände – und leiten sie an eine zentrale Plattform weiter. So lassen sich Toner oder Papier rechtzeitig nachbestellen, Wartungen planen und Störungen proaktiv beheben. Moderne Systeme lernen sogar aus Nutzungsverläufen: Predictive Maintenance erkennt wiederkehrende Muster und leitet daraus Prognosen für Wartungsintervalle ab. Das reduziert Stillstand, spart Servicetermine – und entlastet die interne IT.

Wie gelingt die Umstellung in der Praxis?

Strategien sind gut – aber wie sehen sie in der Umsetzung aus? Ein häufiger Fehler in Unternehmen ist der Impuls, die gesamte Infrastruktur „auf einen Schlag“ umstellen zu wollen. Doch Transformation im hybriden Office ist kein Sprint. Stattdessen haben sich phasenweise Rollouts bewährt.

Diese fünf Schritte helfen, die Umstellung strukturiert und praxistauglich anzugehen:

1. Geräte- und Bedarfsanalyse durchführen

Ermitteln, welche Geräte vorhanden sind, wie sie genutzt werden – und wo unnötige Doppelstrukturen oder Ineffizienzen bestehen. Auch Fragen wie „Wer druckt wann, was, wie oft?“ sollten geklärt werden.

2. Anforderungen definieren und priorisieren

Was muss die Infrastruktur künftig leisten? Welche Funktionen sind essenziell – z. B. mobiler Zugriff, Follow-Me-Printing, Cloudintegration? Wo können Geräte zentralisiert oder eingespart werden?

3. Pilotphase starten

Ein Team oder Standort wird testweise mit der neuen Struktur ausgestattet. Wichtig: Technische Schulung und Feedback-Schleifen einplanen, um Stolpersteine früh zu erkennen.

4. Rollout in Etappen planen

Nach erfolgreicher Pilotphase wird das neue System stufenweise auf andere Abteilungen oder Standorte ausgeweitet – mit Zeitpuffer, zentraler Koordination und klarem Support-Prozess.

5. Nutzungsgewohnheiten aktiv begleiten

Einführung neuer Technik ist immer auch ein kultureller Schritt. Informationsblätter, kurze Erklärvideos oder feste Ansprechpartner sorgen für Akzeptanz – und für eine lernfähige Organisation.

Mitarbeitende müssen verstehen, warum Geräte ersetzt werden, wie sich Prozesse ändern und wo Unterstützung bereitsteht. Auch kleine Maßnahmen wie ein Erklärsheet am Drucker oder eine FAQ im Intranet können helfen, die neue Struktur im Alltag zu verankern.

Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit bei der neuen Druckstrategie?

Neben Effizienz, Kosteneinsparung und Sicherheit wird zunehmend ein weiterer Aspekt zur treibenden Kraft: die ökologische Bilanz der Bürotechnik. Unternehmen, die ihre ESG-Ziele ernst nehmen, kommen um die Analyse ihres Geräteparks nicht herum.

Drucker, Scanner & Co. verursachen Emissionen – in Herstellung, Betrieb und Entsorgung. Doch wer gezielt konsolidiert, spart Strom, reduziert Elektronikschrott und verlängert Lebenszyklen. Kompatible Toner, wie sie von Plattformen wie Tonerpartner.de angeboten werden, senken nicht nur Kosten, sondern schonen auch Ressourcen. Weniger Verpackung, längere Reichweite, weniger Plastik – die Rechnung geht auf.

Auch neue Services wie Refill-Programme, modulare Austauschsysteme oder CO₂-Kompensation beim Kauf setzen Impulse für einen nachhaltigeren Umgang mit Bürobedarf. Entscheidend ist dabei, Nachhaltigkeit nicht als Add-on zu behandeln, sondern von Beginn an mitzudenken – sowohl bei der Geräteauswahl als auch in der Nutzungsstrategie.

Fazit: Effizienz statt Stückwerk – mit Technik, die zum Arbeiten passt

Hybrides Arbeiten braucht klare Strukturen – auch jenseits von Tools und Terminen. Die Infrastruktur ist dabei kein Selbstzweck, sondern Grundvoraussetzung. Wer Drucker, Scanner, Netzwerke und Cloudlösungen isoliert betrachtet, riskiert Ineffizienzen, Kosten und Sicherheitsrisiken. Wer hingegen den Mut zur Konsolidierung hat, schafft Klarheit – auf dem Schreibtisch und im System.

Dabei helfen technische Standards ebenso wie wirtschaftlich und ökologisch sinnvolle Entscheidungen. Eine durchdachte Geräteflotte reduziert Aufwand, spart Geld – und ermöglicht genau das, worum es im hybriden Alltag wirklich geht: reibungsloses Arbeiten – egal von wo.

Titelbild: louisehoffmann83 (Pixabay)

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