Vom Papierprozess zum digitalen Workflow: Wo sollten Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Verwaltung ansetzen?

Viele Unternehmen arbeiten digital und kämpfen trotzdem mit erstaunlich viel Papier und manueller Verwaltungsarbeit. Rechnungen treffen per E-Mail ein, Daten liegen in verschiedenen Programmen und Freigaben laufen teilweise noch über Ausdrucke oder einzelne Nachrichten. Auf den ersten Blick ist vieles digitalisiert. Im Arbeitsalltag entstehen jedoch weiterhin Medienbrüche, doppelte Dateneingaben und vermeidbare Rückfragen.

Eine erfolgreiche Digitalisierung beginnt deshalb nicht mit dem Kauf einer weiteren Software. Unternehmen sollten zunächst untersuchen, wie Informationen tatsächlich durch die Verwaltung laufen und an welchen Stellen Mitarbeiter regelmäßig Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben verlieren.

Wo entstehen im Verwaltungsalltag unnötige Arbeitsschritte?

Besonders interessant sind Prozesse, die häufig auftreten und mehrere Mitarbeiter oder Systeme einbeziehen. Typische Beispiele sind Eingangsrechnungen, Bestellungen, Reisekosten, Vertragsfreigaben oder die Bearbeitung von Kundendaten.

Ein Medienbruch entsteht etwa dann, wenn eine Rechnung digital eingeht, ein Mitarbeiter Daten manuell in eine Tabelle überträgt und dieselben Angaben später noch einmal in einem anderen Programm erfasst. Ähnliche Probleme treten auf, wenn Informationen zwischen E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken und verschiedenen Fachanwendungen verteilt sind.

Dass einzelne Programme für sich funktionieren, reicht daher nicht aus. Fehlende Schnittstellen zwischen Anwendungen können neue manuelle Arbeit erzeugen. Gerade digitale Insellösungen sind deshalb ein geeigneter Ausgangspunkt für die Analyse bestehender Verwaltungsabläufe.

Wie lässt sich ein bestehender Prozess richtig erfassen?

Vor jeder Umstellung sollte der tatsächliche Ablauf dokumentiert sein. Dabei zählt nicht nur die vorgesehene Prozessbeschreibung. Entscheidend ist, wie Mitarbeiter einen Vorgang im Tagesgeschäft wirklich bearbeiten.

Hilfreich ist es, einen häufig genutzten Prozess Schritt für Schritt zu verfolgen:

• Wo beginnt und endet der Vorgang?
• Welche Mitarbeiter und Programme sind beteiligt?
• Welche Daten müssen mehrfach eingegeben werden?
• Wo entstehen Ausdrucke oder manuelle Freigaben?
• Welche Aufgaben folgen wiederkehrenden Regeln?
• An welchen Stellen entstehen regelmäßig Rückfragen?
• Welche Informationen fehlen häufig für den nächsten Arbeitsschritt?

Bereits diese Bestandsaufnahme zeigt oft, dass einzelne Schritte historisch gewachsen sind und heute keinen praktischen Nutzen mehr erfüllen.

Warum sollte ein Papierprozess nicht einfach digital nachgebaut werden?

Die Digitalisierung eines bestehenden Ablaufs verbessert ihn nicht automatisch. Ein komplizierter Freigabeprozess bleibt aufwendig, wenn dieselben fünf Prüfschritte lediglich von Papier in eine Anwendung verschoben werden.

Vor der Automatisierung sollte deshalb geprüft werden, welche Schritte notwendig sind und welche entfallen können. Die Geschäftsprozessoptimierung setzt genau an diesem Punkt an. Die Automatisierung übernimmt vorhandene Aufgaben technisch. Die Prozessoptimierung hinterfragt zusätzlich den Ablauf selbst.

Erst danach sollte entschieden sein, welche Tätigkeiten ein System übernimmt und bei welchen Entscheidungen weiterhin eine Prüfung durch einen Mitarbeiter erforderlich ist.

Welche Verwaltungsprozesse eignen sich für den Einstieg?

Für erste Digitalisierungsprojekte eignen sich vor allem wiederkehrende Abläufe mit festen Regeln. Je häufiger derselbe Vorgang vorkommt, desto stärker können sich eingesparte Einzelschritte im Arbeitsalltag auswirken.

Die Buchhaltung bietet dafür ein anschauliches Beispiel: Belege müssen erfasst, Zahlungen zugeordnet und Geschäftsvorfälle dokumentiert sein. Eine automatisierte Buchhaltung gleicht Bankumsätze und digitale Belege miteinander ab und bereitet passende Zuordnungen vor. Die Mitarbeiter prüfen die Vorschläge und korrigieren sie bei Bedarf.

Das Prinzip lässt sich auf andere Verwaltungsbereiche übertragen:

• wiederkehrende Freigaben
• Reisekosten
• standardisierte Bestellvorgänge

Diese Punkte bieten ebenfalls Ansatzpunkte für digitale Workflows.

Warum sind Schnittstellen zwischen den Anwendungen so wichtig?

Ein digitaler Prozess sollte nicht an der Grenze einer einzelnen Anwendung enden. Viele zusätzliche Arbeitsschritte entstehen genau dort, wo Informationen von einem Programm in ein anderes gelangen müssen.

Sind Kundendaten bereits im CRM vorhanden, sollte geprüft werden, ob Angebote, Rechnungen oder weitere Prozesse auf diese Daten zugreifen können. Müssen Mitarbeiter Namen, Anschriften oder Zahlungsinformationen mehrfach eingeben, bleibt trotz moderner Software ein manueller Engpass bestehen.

Bei neuen Anwendungen sollte deshalb früh feststehen, welche Schnittstellen verfügbar sind und wie vorhandene Systeme angebunden werden können. Eine überschaubare Anzahl miteinander verbundener Programme kann für den Verwaltungsalltag vorteilhafter sein als zahlreiche spezialisierte Einzellösungen.

Welche Bedeutung hat die Datenqualität für digitale Workflows?

Automatisierte Prozesse sind auf verlässliche Informationen angewiesen. Veraltete Kundendaten, doppelte Lieferanten oder unterschiedliche Schreibweisen können dazu führen, dass Zuordnungen nicht funktionieren oder Mitarbeiter regelmäßig eingreifen müssen.

Vor einer größeren Umstellung lohnt sich daher eine Prüfung der wichtigsten Stammdaten. Der Umgang mit Datenqualität im Unternehmen betrifft dabei nicht nur CRM-Systeme. Einheitliche Datensätze erleichtern auch den Austausch zwischen Buchhaltung, Warenwirtschaft und weiteren Anwendungen.

Gleichzeitig sollten Verantwortlichkeiten festgelegt sein. Die Mitarbeiter müssen wissen, welches System einen bestimmten Datensatz führt und wer Änderungen vornehmen darf.

Was müssen Unternehmen bei digitalen Buchhaltungsunterlagen beachten?

Bei steuerlich relevanten Unterlagen genügt es nicht, Papier lediglich durch Dateien zu ersetzen. Elektronische Dokumente müssen so verarbeitet und aufbewahrt sein, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD im Juli 2025 angepasst. Der Hintergrund waren unter anderem Änderungen durch die obligatorische E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen. Für strukturierte E-Rechnungen gelten dabei konkrete Vorgaben zur Aufbewahrung der relevanten Daten.

Unternehmen müssen solche Anforderungen berücksichtigen, bevor sie Ablage- und Buchhaltungsprozesse neu aufbauen.

Wie lassen sich Mitarbeiter in die Digitalisierung einbeziehen?

Das Team kennt die Schwachstellen eines Verwaltungsprozesses häufig aus dem täglichen Umgang damit. Dieses Wissen sollte bereits während der Bestandsaufnahme genutzt werden.

Gleichzeitig braucht jeder neue Workflow klare Zuständigkeiten. Die Mitarbeiter sollten nachvollziehen können, welcher Schritt entfällt, welche Aufgabe automatisch abläuft und an welcher Stelle weiterhin eine menschliche Prüfung erforderlich ist.

Eine technische Lösung entfaltet ihren Nutzen erst dann, wenn der neue Ablauf im Tagesgeschäft tatsächlich eingehalten wird. Deshalb gehören verständliche Regeln und eine kurze Einarbeitung genauso zur Umstellung wie die technische Einrichtung.

Wie entsteht Schritt für Schritt ein durchgängiger digitaler Workflow?

Unternehmen müssen ihre gesamte Verwaltung nicht auf einmal umstellen. Häufig eignet sich ein klar abgegrenzter Prozess besser als Ausgangspunkt. Ein Unternehmen kann beispielsweise zunächst den Rechnungseingang neu strukturieren und anschließend Freigaben, Zahlungen oder weitere Verwaltungsabläufe anbinden.

Nach der Einführung sollte geprüft werden, wie sich Bearbeitungszeit, Fehlerquote und Zahl der manuellen Eingriffe entwickeln. Zeigt sich an einer Stelle weiterhin unnötiger Aufwand, lässt sich der Prozess erneut anpassen.

Auf diese Weise entsteht Digitalisierung nicht durch möglichst viele Programme. Ein guter digitaler Workflow sorgt dafür, dass Informationen einmal erfasst sind und anschließend dort zur Verfügung stehen, wo der nächste Arbeitsschritt sie benötigt.

Titelbild: Tyler Franta (Unsplash)