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Wenn das Unternehmen aufgebaut ist: Die Buchhaltung – Tipps und Informationen

Die Buchhaltung ist sehr wichtig, denn sie ist eine Art Kontrollfunktion. Sowohl Unternehmer als auch Banken erhalten durch eine korrekte Buchführung einen Überblick über die Finanzen des Unternehmens. Wenn ein Unternehmen den Grundlagen der Buchführung nicht nachkommt, kann es durch das Finanzamt zu einer Steuerschätzung kommen. Diese ist meistens mit einer höheren finanziellen Belastung für den Unternehmer verbunden. Jedes Unternehmen sollte daher auf eine korrekte Buchführung achten.

Wer ist buchhaltungspflichtig?

Grundsätzlich ist die Buchhaltung die Pflicht eines jeden Unternehmens, seine gesamten Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Alle Gewerbetreibenden, die eine bestimmte Einkommensgrenze überschreiten sind buchführungspflichtig. Aber auch andere Rechtsformen, wie KG, OHG, AG, GmbH und GmbH & Co. KG unterliegen der Buchführungspflicht. Freiberufler sind hingegen nicht buchhaltungspflichtig. Auch Kaufleute mit einem Umsatz unter 600 000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren und einem Gewinn, der kleiner als 60 000 Euro pro Jahr ist, sind nicht buchhaltungspflichtig.

Ab welchem Zeitpunkt sollte mit der Buchhaltung begonnen werden?

Bereits vor der Gründung eines Unternehmens sollte mit der Buchführung begonnen werden. Denn bereits vor der Gründung können Kosten anfallen, die im Zusammenhang mit der selbständigen Tätigkeit stehen. Um diese Betriebsausgaben nach der Gründung geltend zu machen, ist eine korrekte Buchführung unerlässlich. Mit dieser Vorgehensweise wird der zu versteuernde Gewinn im ersten Geschäftsjahr reduziert. Daher sollten von Beginn an alle Belege und Rechnungen ordentlich gesammelt und aufbewahrt werden.

Was sind die Aufgaben der Buchhaltung?

Gemäß §239 Handelsgesetzbuch, besteht die Hauptaufgabe der Buchhaltung darin, „alle Geschäftsvorfälle laufend, lückenlos und sachlich geordnet zu erfassen und zu buchen“. Die wichtigste Aufgabe der Buchhaltung ist also die chronologische und systematische Erfassung aller Wertveränderungen, die in einem Unternehmen in einem Abrechnungszeitraum stattfinden. Darüber hinaus ist die Buchhaltung die Grundlage für die Berechnung des Gewinns einer Periode. Sie liefert außerdem verschiedene Daten, die für die Berechnung von Selbstkosten, Bilanzkennzahlen oder andere betriebliche Statistiken sehr wichtig sind. Zu der Buchhaltung gehören außerdem auch die Belegorganisation des Unternehmens sowie die Inventur. Ein weiteres wichtiges Element der Buchhaltung ist der Jahresabschluss nach Handelsgesetz und Steuergesetz. Diese Abschlüsse bilden die Grundlage für die Berechnung der Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer und der Gewerbesteuer. Darüber hinaus ist der Jahresabschluss auch eine wichtige Informationsquelle für Banken oder Anteilseigner.

Die einfache und die doppelte Buchführung

In Deutschland gibt es zwei verschiedene Verfahren der Buchführung. Kleinunternehmen oder Freiberufler können die Variante der einfachen Buchhaltung wählen. Die einfache Buchhaltung wird auch als Einnahmen-Überschussrechnung – kurz EÜR – bezeichnet. Die EÜR ist allen Freiberuflern, Gewerbebetreibenden mit einem geringen Einkommen und landwirtschaftlichen Betrieben vorbehalten. Auch, wenn Freiberufler und Kleinunternehmer demnach nicht zu einer Buchführung verpflichtet sind, sollten alle Belege und Rechnungen sorgfältig aufbewahrt werden. Dies ist wichtig für die Erstellung der Einnahmen-Überschussrechnung für das Finanzamt.

Alle anderen Unternehmen sind zu der doppelten Buchführung – auch Doppik genannt – verpflichtet. Die doppelte Buchführung wird meist dann angewendet, wenn der Unternehmer die Grenze der EÜR überschreitet oder kein Freiberufler ist. Die Doppik ist viel umfangreicher und zeitaufwändiger als die einfache Buchhaltung. Auf der anderen Seite erlaubt diese Art der Buchführung jedoch auch eine genauere Aussage über die Entwicklung des Unternehmens. Die Doppik ist die am häufigsten in der privaten Wirtschaft angewandte Form der Buchhaltung. Sie wird als doppelte Buchführung bezeichnet, da bei dieser Form der Buchführung jeder Geschäftsvorgang gleich zweimal gebucht wird. Dies geschieht einmal im Haben und einmal im Soll beziehungsweise einmal auf dem Konto und einmal auf dem Gegenkonto. Aus diesem Grund kommen bei diesem Geschäftsvorgang zwei Konten zur Anwendung. Auch diese beiden Konten sind wiederum verschiedenen Büchern untergeordnet. Es gibt das Hauptbuch – auch Journal – genannt, das Grundbuch und ein oder mehrere Nebenbücher. Um die Buchführung ordnungsgemäß und fehlerfrei durchzuführen, müssen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung eingehalten werden. In größeren Unternehmen kann sich die Organisation der Buchhaltung auch auf mehrere Abteilungen verteilen. Sie verteilt sich dann zum Beispiel in die Bereiche Finanzbuchhaltung, Anlagenverwaltung, Mahnwessen, Rechnungsstelle usw.

Was muss bei der Buchhaltung beachtet werden?

Die Buchhaltung muss in jedem Unternehmen so geführt werden, dass sie den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung – kurz GoB – entspricht. Zu den wichtigsten Grundsätzen dieser ordnungsgemäßen Buchhaltung zählen, dass alle Geschäftsvorfälle fortlaufend und zeitnah gebucht werden müssen. Außerdem, dass keine Buchungen ohne Belege vorhanden sein dürfen und eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen gewährleistet ist.

Welche Möglichkeiten gibt es, um die Buchhaltung zu erleichtern?

Um die Buchhaltung zu erleichtern, kann beispielsweise ein Steuerberater hinzugezogen werden. Besonders für Unternehmen, die eine doppelte Buchführung machen müssen, ist dies empfehlenswert. Aber auch eine Buchhaltungssoftware, kann dazu beitragen, dass die Buchhaltung erleichtert wird. Mittlerweile gibt es zahlreiche verschiedene Buchhaltungssoftwares in verschiedenen Preisklassen. Durch die Verwendung einer Buchhaltungssoftware werden viele Aufgaben eines Unternehmens erleichtert. Eine Buchhaltungssoftware hilft beispielsweise auch bei der Rechnungserstellung, bei der Stammdatenverwaltung, bei der Belegverwaltung, beim Mahnwesen und beim Datenschutz.

Die Buchhaltungssoftware CANDIS

Eine Buchungssoftware ist CANDIS. Der Vorteil dieser Buchungssoftware, dass sie mittels künstlicher Intelligenz arbeitet und somit die vorbereitende Buchhaltung für kleine und mittlere Unternehmen erheblich erleichtert und automatisiert. Diese Software ist vor allem dazu geeignet die vorbereitende Arbeit für den Steuerberater zu erledigen. Sie sammelt die Belege, ordnet Transaktionen und kontiert die Belege direkt vor. Weiter werden all diese Aufgaben komplett automatisiert erledigt. Die Software ist besonders für kleine bis mittelständische Unternehmen und schnell wachsende Start Ups geeignet. Mit wenigen Klicks kann der Importkanal eingerichtet werden. Mit CANDIS Smartbooks werden Rechnungen automatisch aus dem E-Mail Account oder aus anderen Quellen importiert. Die Software ordnet anschließend die Belege ganz automatisch den jeweiligen Rechnungen zu. Von Vorteil ist außerdem, dass darauf hingewiesen wird, falls Belege fehlen. Auch das Zahlen ist über einen Klick möglich. Eine weitere positive Eigenschaft ist die denkbar einfache Bedienung. Nach der Einrichtung arbeitet CANDIS nahezu komplett automatisch. Der Nachteil ist der hohe Preis. Nach einer 30 tägigen Demoversion als Test muss bezahlt werden. Bereits das kleinste Abo kostet monatlich 49 Euro. Darin sind bis zu 100 Belege und Dokumente enthalten.

Um stets einen Überblick über die Finanzen zu behalten, ist es sehr wichtig eine korrekte Buchhaltung durchzuführen. Es ist daher zu empfehlen, von Beginn an auf eine ordentliche und korrekte Buchhaltung zu achten.

Bildquelle [Titel]: cpastrick (pixabay.com)