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SEPA: Das unterschätze Projekt (Teil 2) Ein Erfolg, sieben Baustellen und “ein schlechter Witz”

 Themen: Deutschland, Europa, Finanzen & Reporting, Finanzsektor & Versicherung, Köln, Projektmanagement

Erster Erfolg ist bereits, dass eine Hürde zumindest vom Tisch ist: Das Online-Mandat!

Für den Endverbraucher und für viele Branchen wie Versicherungen, Versorgungs- unternehmen (Strom, Wasser, Entsorgung, Gas), die öffentliche Hand (Gebühren, Steuern) und dem immer größere Bedeutung erlangende Online-Handel ist die Lastschrift eine schnelle, kostengünstige und beliebte Zahlungsmethode. Für Banken ist ab dem 1.2.2014 allein ein schriftliches Mandat (mit Unterschrift!) bisher alleinige gesetzliche Voraussetzung für die SEPA-Lastschrift. Die Deutsche Kreditwirtschaft ist der Forderung des Bundestags und Verbänden nach einem Internet-Mandat jetzt nachgekommen. Es wird nun die telekommunikative/digitale Übermittlung des Mandats unter Einhaltung der Textform (§§ 127 Abs. 2, 126 b BGB) als schriftliches Mandat akzeptiert. So ist zum Beispiel nach der maßgeblichen Einschätzung der Bundesbank und des Bundesministeriums für Finanzen die Mandatserteilung per Mail möglich. Die daraus resultierenden Einsparungen und vereinfachten prozessualen Abläufe können nun in den SEPA-Projekten umgesetzt werden.

Warum das alles?

Deutschland ist mit Abstand der größte Nutzer aller getätigten Lastschriften im EURO-Raum (49%), gefolgt von Frankreich (18%) und Spanien (14%). Allein das macht die Brisanz für die deutsche Wirtschaft deutlich. Doch vieles ist weiter offen: Jetzt, nach fast einem Jahr, zeichnet sich ab, dass nicht alles so glatt lief, wie es hätte laufen können. Es wurde im Vorfeld an vieles gedacht, in Teilen leider nur theoretisch – wie viel zu oft -, es wurde vieles angenommen und an anderes fest geglaubt.

In der Praxis kommt es nun zu ein paar Projektbaustellen,
die sich wie folgt darstellen:

1.) Der Zeitpunkt des Projektstarts
Die Betroffenheit der Unternehmen kann daran gemessen werden, wie abhängig ein Unternehmen von mandatsrelevanten Zahlungsabläufen ist. Sind diese in Branchen wie Lebensmittelhandel, Anlagenbau oder Transport prozentual eher klein so sind die (B2B-) Auswirkung bei Banken, Versicherungen, Telefonanbietern, Vereinen (!) oder in der Wohnungswirtschaft sowie in den Kommunen anders. Hier werden erhebliche Zahlungsströme über die erforderlichen Mandate (und der vorgelagerten Pre-Notification) generiert bzw. abgewickelt. Das hatte zur Folge, dass schon Mitte 2012 SEPA-Projekte gestartet und umgesetzt wurden. Schleppender, obwohl im Kerngeschäft betroffen, ging es in der Wohnungswirtschaft voran, die zum Teil erst jetzt SEPA-Umstellungsprojekte startet. Der verspätete Projektstart ist zum Teil dem Umstand geschuldet, dass trotz frühzeitiger Warnung, SEPA entweder als reines IT-Projekt angesehen wurde und / oder die organisatorischen wie prozessualen Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse und die Organisation nicht bedacht wurden, die aber branchenspezifisch bis zu 70% des Aufwandes ausmachen können. Auch wurde der Aufwand von Verbänden und Interessenvertretungen oft falsch eingeschätzt und mögliche Umsetzungszeitspannen zum Teil zu optimistisch kommuniziert.

2.) Schnittstellenproblematik zu den ERP-Systemen
Die ERP-Dienstleister haben mit Masse erst im ersten Quartal dieses Jahres ihre SEPA-Lösungen präsentiert. Zum Teil mussten die neusten Releases (z.B. SAP 6.0 für SAP-Anwender) installiert werden, damit die eigenen Hausprodukte/Module funktionierten. Dabei wurden mitunter den Versprechungen der Banken vertraut, die auf ihre IT-Serviceanbieter hörend, eben nicht die so kommunizierten Schnittstellen bereitstellen konnten. Daran arbeitet man und es ist fast als sicher anzunehmen, dass nachgearbeitet wird, doch gibt es momentan Herausforderungen bei der Datenpaketübergabe von Erst- und Folgemandaten, die nicht zusammen eingereicht werden können. Hier sind exakte und rechtsverbindliche Absprachen mit den jeweiligen Hausbanken zu tätigen. Die ERP-Anbieter haben schon reagiert und schaffen interne Lösungen, um das Datenpaketproblem produkttechnisch zu lösen, die aber zum Teil noch nicht verfügbar sind. Die Brisanz dieser Bankenschnittstelle wird an der Aussage einer Bank deutlich, die von 10-15% Rückläufern am 01.02.2014 allein durch fehlerhafte Mandate ausgeht. Dazu kommt ein noch nicht näher klassifiziertes Risiko durch diese Datenpaketübergaben. Somit kommt der Datenvalidität eine gesteigerte Bedeutung zu und das Datenmanage-ment muss organisatorisch wie auch prozessual überdacht werden. Die Gefahr, dass richtig erfasste Daten zu einem späteren Zeitpunkt in der Prozesskette dann durch falsche oder unvollständige Daten ersetzt werden kann mitunter groß sein.

3.) Datenvalidität
Es ist generell die Tendenz zu beobachten, dass man den preiswertesten Weg zu gehen bereit ist, ohne hinreichend die Risiken zu bedenken. Risiken hinsichtlich möglicher Rückläufer durch mangelnde Datenvalidität oder durch fehlerhafte Prozesse in der Organisation/Struktur des Unternehmens. Dies mag dem Umstand geschuldet sein, dass SEPA als reines kostentreibendes Projekt angesehen wird, dem man keinen rechenbaren unternehmerischen Gewinn gegenübersieht. Man vertraut auf die Aktualität der Daten in den ERP-Systemen oder Datenbanken und nimmt diese als Basis für die Generierung von Mandaten. Doch stimmen die Daten denn immer und überhaupt noch? Ist der Unterzeichner des Mietvertrages denn noch am Leben, obwohl die Miete vom Lebenspartner noch immer beglichen wird? Anders als heute lassen sich Lastschriften nicht sechs Wochen lang zurückholen. Ein fehlerhafter Copy-Paste-Ansatz wäre in diesem Fall 13(!) Monate lang rückbuchbar! Hier stellt sich generell die Frage nach dem Vorgehen und dem (zukünftigen) Risikomanagement. Einige Unternehmen haben SEPA bereits zum Anlass genommen, ihre Datenbasis insgesamt zu prüfen, zu aktualisieren und als Marktchance zu begreifen: Dazu haben sie aus Ihrem Datenpool generierte Mandate an ihre Debitoren mit Bitte zur Überprüfung geschickt, gleichzeitig über SEPA informiert , als Marketingkanal weitere Leistungen/Produkte angeboten und/oder sogar Kundenzufriedenheitsanalysen (mitgesandte Fragebögen) durchgeführt. Das hat sich gerade bei Banken, Versicherungen und Wohnungsgesellschaften gelohnt und aus dem “Nur-Kosten-Projekt” einen Mehrwert generiert.

4.) Scannen
Das Scannen von eingehenden Mandatsantworten (z.B. hinsichtlich aktueller Unterschriften) wurde zu einer besonderen Herausforderung. Beim Massenanfall von Scanaufträgen war die eigene Struktur schnell überlastet und das “Vier-Augen-Prinzip zur Qualitätssicherung durch 400-Euro-Kräfte” sehr zügig ad absurdum geführt. Denn diese Art der notwendigen Qualitätssicherung bedarf auch geschulten Personals. Gerade beim Massenanfall von zu vergleichenden Dokumenten. Hier hat sich eine durchgängig professionell geplante und gestaltete Ablauforganisation, auch mit externer Unterstützung durch Dienstleister, bewährt. Anders wären 30.000 eingehende Mandate auch nicht handhabbar gewesen. Die Schnittstellenkompatibilität der Scanner zu den ERP-Systeme und Datenbanken inkl. OCR-Software und Scanner-Tauglichkeit für große Stapelbearbeitungen sei hier nur am Rande erwähnt.

5.) BLZ-Konvertierung
Man sollte meinen, dass zumindest die BLZ-Konvertierung (zentral geplant, abgestimmt und hinsichtlich Machbarkeit geprüft) von der EZB als Projekttreiber garantiert werden konnte. Doch die Realität stellt sich anders dar: Der Bestand der Bundesbank weist zum 2.6.2013 insgesamt 4.046 gültige Bankleitzahlen aus. Von denen kann die IBAN nur bei 2.574 BLZ mit dem Standardverfahren (DE, zwei Prüfziffern gefolgt von der BLZ und der Kontonummer) berechnet werden. Bei 1.302 Bankleitzahlen kommen abweichende Verfahren zum Einsatz, für 170 Bankleitzahlen ist eine Konvertierung NICHT möglich. Für die “abweichenden Verfahren”, werden teilweise von SEPA-Serviceanbietern unentgeltlich Java-basierende Lösungen angeboten. Auch diesbezüglich sei hier dringend angeraten, seine ureigenen unternehmensspezifischen und SEPA-relevanten Banken zu identifizieren. Zeitgerecht!

6.) Beratungsunternehmen / Beratungspartner
Die Zahl der Beratungspartner, sowohl branchenspezifisch als auch branchen- übergreifend, im Kontext SEPA ist stark ansteigend, gar überproportional wachsend gegenüber der noch verbleibenden Zeit bis zur Umstellung. IT- Systemberatungen, Komplettanbieter oder reine SEPA-Informationsveranstalter, deren Fokus auf allgemeiner Wissensvermittlung über SEPA liegt. Es bewährt sich immer, vor Projektbeginn eine Statusanalyse der im Unternehmen betroffenen Unternehmens- bereiche oder Abteilungen hinsichtlich deren Reifegrads zu SEPA zu erstellen. Basierend hierauf können die Projekte dann individuell zugeschnitten und aufgesetzt werden. Das spart Zeit, Kosten und schont mitunter die Nerven.

7.) Kroatien
Kroatien ist am 01.07.2013 der EU beigetreten. Unternehmen, die Geschäfts- beziehungen nach Kroatien unterhalten, haben hier all das zu beachten, was auch für andere Nicht-Euroländer gilt, die zum SEPA-Raum gehören. Zahlungsabwicklungen müssen dann zusätzlich zu dem vereinheitlichten SEPA-Zahlungsverkehr parallel betrieben werden. Das könnte zu weiteren individuellen Anpassungen von ERP-Systemen führen, die eines zusätzlichen zeitlichen Vorlaufes bedürfen und im Projektplan berücksichtigt werden müssen. Die Bundesbank hat sich gegenüber der COLLOGIA auf Anfrage hin so geäußert: “Gemäß Artikel 3 der SEPA-Verordnung sind Zahlungsdienstleister in EU-Mitgliedstaaten, die für nationale Zahlungen erreichbar sind, ab 31.März 2012 verpflichtet, auch für SEPA-Zahlungen erreichbar zu sein. Zahlungsdienstleister aus einem Mitgliedstaat, der den Euro nicht als Währung eingeführt hat, müssen gemäß Artikel 16 Absatz 2 der SEPA-Verordnung die Erreichbarkeit erst ab dem 31. Oktober 2016 herstellen. Wird der Euro in einem dieser Mitgliedstaaten jedoch vor dem 31. Oktober 2015 als Währung eingeführt, muss die Erreichbarkeit für SEPA-Zahlungen binnen eines Jahres nach dem Zeitpunkt des Beitritts des betreffenden Mitgliedstaats zum Euroraum hergestellt werden.” Daraus wäre zu schließen, das Kroatien erst ab dem 31.10.2016 SEPA eingeführt haben müsste und hier ein sehr langer Übergang gilt.

8.) SEPA geht nur in Euro…
Der SEPA-Zahlungsverkehr geht nur in der Währung EURO! – Die Konsequenzen daraus sind den Banken stellenweise nicht hinreichend bekannt. SEPA setzt zwingend die Währung EURO voraus. Am Beispiel England werden die Folgen deutlich. England ist EU-Mitglied aber nicht Mitglied der EURO-Gruppe/Währungsunion. Folglich werden die Konten in inländischer Währung, und damit in Britischen Pfund geführt. Das bedeutet: England kann SEPA nicht bedienen und es bleibt beim herkömmlichen Auslands- zahlungsverkehr. In wie weit das in SEPA-Projekten, insbesondere für die IT-seitige Umsetzung, Relevanz haben wird bleibt offen. Den Unternehmen sei angeraten, dies mit ihrem ERP-Systemanbieter direkt und frühzeitig zu klären. Und was dieser Aspekt für die Vereinheitlichung des gesamteuropäischen Zahlungsverkehrs, der unter immensen Kosten angelaufen ist, im Allgemeinen bedeutet, soll hier nicht abschließend beurteilt werden.

Die SEPA-Umstellung ist zum 01.02.2014 gesetzlich verpflichtend und unumgänglich.

SEPA initiiert in Unternehmen teils kostenintensive Projekt, deren Gegenwert sich zurzeit nicht messbar ist. Zudem gilt es Lösungen zu den benannten Baustellen zu finden. Dennoch sind die Vorteile innerhalb des dann funktionierenden SEPA-Raumes mit EURO-Währung durchaus gegeben, nachvollziehbar und auch wirtschaftlicher Art. Unternehmen, die sich noch nicht umfassend mit diesen Themen befasst oder SEPA noch nicht angegangen haben, werden zunehmend in Zeitdruck geraten. Nutzen Sie die Chance die Handlungsfelder anzugehen, bekannte Baustellen einzuplanen, Fehler anderer nicht zu wiederholen oder erste technische Ergebnisse rechtzeitig mit den Hausbanken zu testen. Je frühzeitiger SEPA umgesetzt wird, desto mehr Zeit verbleibt, auftretende Fehler zu beseitigen oder vielleicht auch bisher nicht erkannte Aspekte im geplanten Projektplan zu integrieren.

Die Zeit läuft…

Noch ein Tipp:
Bis zum 04.11.2013 sind bei den schon jetzt auf SEPA umgestellten Unternehmen im Verwendungszweck nur folgende Zeichen (also KEINE Umlaute und ß) zulässig:

Buchstaben:
a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

Ziffern:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Sonderzeichen:
‘ : ? , – ( + . ) /

Und das LEERZEICHEN

Weiterhin sind nur noch 140 Zeichen anstatt der bisherigen 278 Zeichen erlaubt.
Andernfalls laufen schon jetzt Lastschriften ins Leere.

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