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SEPA: das unterschätze Projekt (Teil 1) Überblick

 Themen: Deutschland, Europa, Finanzen & Reporting, Finanzsektor & Versicherung, Future Work, Köln, Projektmanagement

Bisher zeichnet sich diese Umstellung durch mangelnde Aufklärung einerseits und der daraus resultierenden Verunsicherung andererseits aus. SEPA ist den Marktteilnehmern bisher nur unter IBAN und BIC bekannt und kann sich die Masse unter Mandat und Pre-Notification kaum etwas vorstellen. Doch gerade hier schlummern mitunter erhebliche Aufwände und wirtschaftliche Gefahren bis hin zu Engpässen in der Liquiditätssteuerung durch systembedingte Zahlungsausfälle.

Die Risiken aus der kurzen Frist bis zum fixen Migrationsdatum (01.02.2014), die erhöhten Anforderung an die Datenqualität der Mandate und die neuen, zum Teil teuren Anpassungen der Systeminfrastruktur stellen alle SEPA-relevanten Prozesse im Unternehmen auf den Prüfstand. Das stellt skilltechnisch die eigenen Mitarbeiter und die Akzeptanz der Kunden gleichermaßen auf die Probe, da deren Mithilfe notwendig ist.

Doch es gibt auch Chancen, die bei weitem und dauerhaft überwiegen:
Ein einheitliches und deutlich beschleunigtes Lastschriftverfahren im gesamten SEPA-Raum mit verbessertem Cash Flow, bei gleichen Kosten und besserer Transparenz. Dazu kommt die Möglichkeit, die durch die zwingend erforderliche Pre-Notification entsteht, zum Kunden einen neuen Service- und Kommunikationskanal zu erschließen. Dreh- und Angelpunkt sind die Mandate und die in ihnen zu pflegende Datenqualität hinsichtlich den Kundenstammdaten (Adress-, Kontakt-, Konto- und Mandatsdaten,…). Das sind über zwanzig (20!) Einzelmerkmale, die mit jeder Lastschrift formalisiert übermittelt werden müssen und von den Banken als Clearingstelle nur auf formale Richtigkeit überprüft werden. Stimmt etwas nicht, erfolgt der Abbruch der Transaktion.

Sind die notwendigen Daten also immer vollständig, richtig, aktuell und eindeutig? Ist das Beziehungsgeflecht von Vertrag, Mandat, Debitor, Kreditor, Schuldner und Gläubiger klar und so auch systemisch abgebildet? Fehlen Daten, die vom Kunden besorgt werden müssen? Der formlose und nicht definierte Medienkanal für die Pre-Notification geklärt? Die Archivierung aller Mandate und deren Änderungshistorie lückenlos verfügbar? Der (ggf. zusätzliche) und zugehörige Speicherbedarf geplant und verfügbar?

SEPA ist für ALLE Marktteilnehmer neu; es herrscht ein Wissensmangel und Unsicherheit auf breiter Front. Gerade bei kleineren Unternehmen. An was ist alles bei der Planung zu denken?

Zunächst ist grundsätzlich für jedes Unternehmen die Frage zu klären, wer und was alles von diesem neuen Verfahren betroffen ist und dann welche Prozesse unmittelbar wie auch nur mittelbar diesem Kreis zugeordnet werden müssen. Das setzt die genaue Kenntnis der eigenen Prozesslandschaft voraus. Auch ist die Quantität und die Wiederholungsrate der relevanten SEPA-Prozesse zu ermitteln. Daraus ergeben sich die Systeme (ERP, CRM, Archiv, FiBu,…), die angepasst, ausgebaut oder erst beschafft werden müssen, was mitunter aber Herstellerinformationen voraussetzt. Eine Schnittstellenanalyse zu anderen SEPA-Beteiligten (Banken, Kunden, Lieferanten,…) vervollständigt den Überblick. Dann muss die Qualität eines jeden Datenflusses auf die Pre-Notifications- und Mandatserfordernisse hin geprüft, bewertet und ggf. modifiziert werden. Das alleine wird die Prozesse des Unternehmens zum Teil nachhaltig verändern. Danach ist die Frage zu klären, welche Medienkanäle die geänderten Erfordernisse abdecken, welche angepasst und welche, zum Beispiel für die Pre-Notification, völlig neu geschaffen werden müssen. Eine umfassende Risikobewertung rundet das Bild dessen ab, was das Unternehmen an Aufgaben zu stemmen hat.

Abschließend kann dann mit den geänderten Informations- und Kommunikationsflüssen daran gearbeitet werden, die Umstellung auch als Chance zu begreifen, mit seinen Kunden in ein dauerhaft verändertes Kommunikationsverhalten zu treten und die Pre-Notification zusätzlich als Vertriebs- und Servicekanal zu nutzen. Das wird die Werbestrategien verändern. Und natürlich sollte all das, was man dann angepasst hat auch vor dem 01.02.2014 getestet worden sein. Gerade dann, wenn es automatisiert abläuft. Und da diese Gedanken viele haben werden, sollte man sich mit seiner Bank in Verbindung setzten und einen Zeitraum vereinbaren, wo dieser Test möglich sein wird. Denn diese Idee werden viele Marktteilnehmer haben, was auch die Banken fordern wird diesen voraussehbaren Engpass zu beseitigen.

Was organisatorisch schon kompliziert klingt, wird noch dadurch erschwert, dass die Hersteller von CRM- und ERP-Systemen nicht vor Anfang 2013 mit Informationen zu ihren SEPA-relevanten Anpassungen in die Öffentlichkeit gehen wollen. Damit sind fundamentale Schnittstellen nicht schon jetzt umfassend bekannt und müssen mit gewissen Wissenslücken in der Planung berücksichtigt werden. Also sollte es sich jeder überlegen, wo und in wie weit er bei was genau Hilfe benötigt und sich schon jetzt erkundigen, wer diese Hilfe bieten kann. Denn eines ist auch sicher: Wer zu lange wartet wird es schwer haben geeignete Unterstützung zu bekommen, denn auch die am Markt verfügbaren Beratungskapazitäten sind nicht unbegrenzt verfügbar.

Zusammenfassend kann man feststellen, dass die prozessualen Anpassungen von Betriebsorganisation und IT im Unternehmen, je nach SEPA-relevanten Aufwand/ Transaktionsaufkommen, Kundenanzahl und Kenntnis der eigenen Unternehmens- prozesse, zu erheblichen Anstrengungen führen können, die stichtagsbezogen beendet sein müssen. Diesen Risiken stehen aber Vorteile und Chancen gegenüber, die das europaweite Cash- und Liquiditätsmanagement verbessern, das Lastschriftverfahren mit ganz Europa vereinheitlichen und neue Kommunikationswege zu den Kunden ermöglichen.

Lesen Sie hierzu auch “SEPA – das unterschätzte Projekt – Teil 2″.

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