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Stechuhr-Urteil und seine Folgen: Was Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung 2026 wissen müssen
Die deutsche Wirtschaft diskutiert seit Jahren über die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Während die politische Debatte dazu anhält, ist die Rechtslage für Arbeitgeber jedoch klar: Es besteht eine Pflicht, diese gilt heute, ignorierende Arbeitgeber tragen Haftungsrisiken. Der Referentenentwurf des BMAS zur Neuregelung des Arbeitszeitgesetzes aus 2026 führt hier noch weitere Konkretionen ein, die Arbeitgeber aller Größen betreffen.
Rechtslage: Zwei Urteile, eine klar geregelte Pflicht
Den ersten Schritt in diese Richtung machte der EuGH mit seinem Urteil vom 14. Mai 2019 (Az. C-55/18). Darin stellen die Richter klar, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und für die Arbeitnehmer zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzuführen.
Dieses sogenannte Stechuhr-Urteil fand in Deutschland große Beachtung, führte jedoch zunächst zu keiner gesetzlichen Neuregelung.
Dies änderte sich mit dem Grundsatzbeschluss des BAG vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21). Das BAG hielt die Dokumentationspflicht für Deutschland für erforderlich und leitete sie aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) ab. Danach müssen Arbeitgeber seitdem für jeden Beschäftigten den Beginn, das Ende und die Dauer seiner täglichen Arbeitszeit mit Ausnahme der Pausen aufzeichnen, also auch Überstunden.
Die digitale Zeiterfassung ist nicht nur technischer Problemlöser, sondern die naheliegende Antwort auf die gesetzliche Forderung nach einem „objektiven und verlässlichen“ System. Manuelle Stundenzettel oder Excel-Tabellen gelten von Aufsichtsbehörden zunehmend als ungenügend, wenn sie keine revisionssichere Dokumentation sicherstellen.
Was die ArbZG-Novelle 2026 konkret verändern wird
Der Koalitionsvertrag 2025 sieht die gesetzliche Kodifizierung der Zeiterfassungspflicht ausdrücklich vor. Der Referentenentwurf des BMAS konkretisiert mehrere Punkte, die über das BAG-Urteil hinausgehen:
Elektronische Erfassung als Regelfall. Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollen taggleich, grundsätzlich elektronisch dokumentiert werden. Die Wahlfreiheit zwischen Papier, Excel oder digitalen Tools wird damit für die meisten Betriebe abgeschafft.
Wöchentliche statt täglicher Höchstarbeitszeit. Die bislang geltende Tagesgrenze von acht Stunden wird in der Neuordnung durch eine wöchentliche Höchstzahl von 48 Arbeitsstunden ersetzt.
Dies eröffnet vor allem den Betrieben mit stark schwankender Auslastung eine größere Flexibilität, erfordert jedoch eine genauere Dokumentation über den Wochenverlauf.
Gestaffelte Umstellungsfristen nach Betriebsgröße. Nach dem Gesetzesentwurf erhalten Unternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten bis zu zwei Jahre Zeit für die Umstellung auf ein digitales System. Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeitenden werden vermutlich von der elektronischen Form ausgenommen. Nach dem gegenwärtigen Stand der Beratungen bleiben auch leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG ausgenommen.
Vertrauensarbeitszeit bleibt freilich möglich. Flexibles Arbeiten ohne feste Kernzeiten bleibt auch zukünftig möglich, solange die Arbeitszeiten erfasst werden, z. B. durch digitale Selbstdokumentation der Beschäftigten.
Bußgeldrisiko und Beweislast: Abwarten kann sich also teuer auswirken
Ein weit verbreiteter Trugschluss lautet, ein Verstoß gegen die Zeiterfassungspflicht werde heute schon nicht sanktioniert. Das ist nur zur Hälfte richtig. Zwar ist allein schon der Verstoß gegen die BAG-Rechtsprechung nicht von Anfang an bußgeldbewehrt.
Ordnet aber eine Aufsichtsbehörde die Einführung eines Zeiterfassungssystems an und kommt ein Arbeitgeber dieser Anordnung nicht nach, wird er gemäß § 25 ArbSchG mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro belegt werden.
Damit verbunden ist ein strukturelles Beweislastproblem.
Streitet ein Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht Überstundenvergütung ein, so liegt die Beweislast für geleistete Mehrarbeit grundsätzlich beim Arbeitnehmer. Fehlt aber ein nachvollziehbares Aufzeichnungssystem auf Arbeitgeberseite, kippt diese Beweislastverteilung in der Praxis. Das Gericht wertet regelmäßig das Fehlen einer Dokumentation zu Lasten des Arbeitgebers.
Für den Mittelstand, der vielfach ohne eigene Rechtsabteilung agiert, ist das Risiko besonders hoch. Lohnkostenstreitigkeiten mit mehreren betroffenen Beschäftigten können schnell sechsstellige Beträge erreichen, wenn keine revisionssichere Grundlage vorhanden ist.
Systemanforderungen und praktische Umsetzung
Wer jetzt aktiv wird, sollte auf einige technische und organisatorische Kriterien achten. Ein rechtssicher arbeitendes Zeiterfassungssystem braucht nach dem aktuellen Referentenentwurf und der BAG-Rechtsprechung folgende Mindestanforderungen: die Erfassung von Anfang, Ende, Dauer und Pausen pro Beschäftigtem und Arbeitstag die revisionssichere Speicherung, die nachträgliche Veränderungen dokumentiert oder verhindert die Zugänglichkeit der Daten für die Behörden im Rahmen von Kontrollen die Möglichkeit zur Selbsterfassung durch Beschäftigte bei Vertrauensarbeitszeit.
Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Systeme zur Verhaltens- und Leistungskontrolle. Hierzu zählen auch Zeiterfassungssysteme.
Eine frühzeitige Einbeziehung des Betriebsrats wirkt hier Verzögerungen bei der Implementierung entgegen und vermindert das Konfliktpotenzial.
Unternehmen, die noch kein geeignetes System betreiben, sollten die laufende Gesetzgebungsphase nicht zum Abwarten nutzen. Die Pflicht besteht bereits, die technischen Lösungen sind ausgereift, und die Übergangsfristen des geplanten Gesetzes beginnen mit Inkrafttreten, nicht rückwirkend.
HINWEIS: Dieser Beitrag dient der Erstinformation und ersetzt keine Rechtsberatung durch einen qualifizierten Rechtsanwalt und stellt auch keine Rechtsberatung dar.
Titelbild: Karola Grabowska (Pexels)
