Buchhaltung für Existenzgründer, Freiberufler und Einzelunternehmer

Kleinunternehmer haben im Vergleich zu großen Konzernen in Bezug auf ihre Buchhaltung einige Vorteile und Freiheiten. Oftmals profitieren sie von der vereinfachten Buchführung und können auf die aufwändigere, doppelte Buchführung verzichten. Dennoch sind Ordnung und ein paar Regeln wie z. B. Aufbewahrungsfristen zu beachten. Eine spezielle Buchhaltungssoftware kann meiner Meinung nach die Arbeit erheblich erleichtern und wertvolle Bearbeitungszeit sowie Kosten für den Steuerberater einsparen. Doch die Frage, welche sich oft stellt: Welches Programm wird den Bedürfnissen eines Einzelunternehmers gerecht?

Wie umfangreich muss eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer sein?

Wer als Kleinunternehmer selbst die Buchführung in die Hand nehmen möchte, greift gern zu renommierter Buchhaltungssoftware wie beispielsweise Lexoffice oder Sevdesk. Da seit 2018 die elektronische Übertragung des Jahresabschlusses Pflicht ist, sollte das genutzte Tool mit der Übertragung zum ELSTER-Portal kompatibel sein. Daten sollten jederzeit aus Tabellen und Dokumenten generiert und an den Steuerberater gesandt werden können. Eine Übersicht über die Funktionen von Lexoffice zeigt alle Vorteile, die mit der elektronischen Buchhaltung und dem Programm einhergehen.

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer, Freiberufler und Existenzgründer | Bild: indypendenz (Shutterstock)

Was eine gute Buchhaltungs-Software können sollte:

Natürlich sollte sie uns die Arbeit erleichtern, Zeit sparen und dafür sorgen, dass platzfressende Ordner und Papierberge in den Regalen nun der Vergangenheit angehören. Welche Features mir die Buchhaltung erleichtert haben, werde ich im Folgenden beschreiben. Für mich hat eine gute Buchhaltungssoftware eine benutzerfreundliche Oberfläche und ein umfassendes Leistungsspektrum.

Sie sollte Rechnungen einlesen und kontieren können sowie wiederkehrende Geschäftsvorfälle automatisiert verarbeiten.
Automatisch Kontoauszüge importieren und Umsätze auf PayPal-Konten sowie Lastschriften und Überweisungen über eine Online-Banking-Schnittstelle verarbeiten.
Offene Posten nach Debitoren und Kreditoren anzeigen und diese mit benutzerfreundlicher Bedienung bei Gegenbuchungen abgleichen. Teilauszifferungen und Kleindifferenzen sollten ausgebucht werden können. Eine Liste mit offenen Posten sollte wertvolle Informationen über Fälligkeiten und Mahnungen liefern und somit Aufschluss über die Liquiditätsbetrachtung geben.
Sie sollte ein Mahnwesen beinhalten und nach mehrfach angemahnten Posten ein Inkassobüro einschalten. Das Programm sollte eine Historie aller gemahnten Posten speichern und Vorlagen für Mahnschreiben beinhalten.
Investitionsintensive Betriebe profitieren von einer Anlagenbuchhaltung, welche Zu- sowie Abgänge vom Anlagevermögen bereitstellt.
Für eine Minimierung der Papierberge sollte das Programm in der Lage sein, Belege zu digitalisieren und weiterzuverarbeiten.
Da das Finanzamt in der Regel ELSTER verwendet, sollte die Software mit ELSTER kompatibel sein, um die elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung fristgerecht zu übermitteln. Über die ELSTER-Schnittstelle kann der Steuerpflichtige die elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung mit seiner Buchhaltungssoftware an das Finanzamt senden. Gute Programme können außerdem eine Zusammenfassung der Umsätze im EU-Ausland übertragen.
Viele Kleinunternehmer erledigen die vorbereitende Buchführung in Eigenregie und übermitteln alle relevanten Daten im Anschluss an ihren Steuerberater zur Weiterverarbeitung. Da die meisten Steuerberater mit DATEV arbeiten, sollte die Software über eine DATEV-Schnittstelle verfügen. Besonders benutzerfreundlich und einfach ist der digitale Transfer der Daten über DATEVconnect online.
Berichte über Einnahmenüberschussrechnungen, betriebswirtschaftliche Auswertungen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Jahresabschlüsse sollte jedes Buchführungsprogramm bewältigen können. Weitere Berichterstattungen über beispielsweise die Liquiditätsentwicklung sind nützliche Features.
Manche Programme können Berichte als übersichtliche Dashboards für den jeweiligen Nutzer ausgeben oder sie mittels eines BI-Tools visualisieren.

Rechtliches zur einfachen Buchführung

Um ihre Buchführung einfach zu halten, sollte man als Kleinunternehmer gelten. Der Vorteil ist hierbei: Für Selbstständige und Kleinunternehmer entfällt die Umsatzsteuer. Aus finanzrechtlicher Perspektive haben Sie dann einen ähnlichen Status wie ein Nichtunternehmer. Damit die Kleinunternehmerregelung wirksam ist, darf Ihr maximaler Gesamtumsatz die 17.500 Euro im Jahr der Antragstellung nicht übersteigen. Für das Folgejahr gilt dann eine höhere Obergrenze von 50.000 Euro. Sind Sie Existenzgründer, haben Sie die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Beantragen Sie dazu mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung eine entsprechende Einstufung beim Finanzamt. Entscheiden Sie sich dagegen, ist eine erneute Antragsstellung erst wieder fünf Jahre später möglich. Währenddessen sind Sie zur Regelbesteuerung verpflichtet.

Sonderregelungen für Kleinunternehmer

Für Kleinunternehmer gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) nicht. Sie haben sich an die Regeln zur einfachen Buchführung in § 4 Abs. 3 EStG zu halten. Alle Einnahmen sowie Ausgaben müssen dokumentiert werden. Vorsteuer sowie monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt entfallen. Jedes Jahr müssen sie nur eine einfache Jahres-Umsatzsteuererklärung mit Daten der letzten zwei Jahre abgeben. Lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) muss elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Ich kann jedem Kleinunternehmer nur empfehlen, wenn er seine Buchhaltung selbst in die Hand nimmt, außerdem auf einen adäquaten Umgang mit sensiblen Daten zu achten.

Titelbild: Buchhaltung für Existenzgründer | create jobs 51 (Shutterstock)