Joint Future Work und die neue Bedeutung von Erklärvideos als reduzierender Kostenfaktor

Beitrag von: Sascha Rauschenberger & Sebastian Kempke

Unternehmen: Future Business Consulting & Erklärvideo GmbH

Die Digitalisierung ist etwas, was in erster Linie nichts sofort billiger macht, sondern es verändert die Prozess- und Organisationslandschaft dahingehend, dass durch Kommunikations- und Datenschnittstellen die Transaktionsgeschwindigkeit so gesteigert werden kann, dass klassische Produktions- und Leistungserstellungsmodelle räumlich entflochten werden können, dass sie schon fast als dematerialisiert und virtuell erscheinen.

Das, was in international arbeitenden Projektteams schon lange möglich ist, wird nun auch die Linienorganisation in allen Bereichen tangieren: Virtualität!
Daher wird auch in der Kommunikation anders verfahren werden müssen. Einmal zum Verbraucher hin, um den Absatz in einer zunehmend mobil aufgestellten Konsumentengemeinde “state oft the art” zu halten und dem sich wandelnden Informationsbedürfnis und -verhalten gerecht zu werden, aber auch nach innen hin, um die eigenen immer weiter verstreuten Mitarbeiter, Partner und Gremien zu erreichen.
Auch die Unternehmenskultur wird virtueller werden (müssen), und damit wird sich auch die CI wandeln.[1]

Die Zeit der Memos, Rundschreiben und Info-Briefen ist vorbei. Untergegangen in einer Flut von solchen Informationsformaten, deren Inhalt auch oft unverständlich ist, weil verklausuliert.
Authentische Führung von Mitarbeitern setzt ein Gesicht voraus. Zumindest aber eine bekannte Stimme. Beides ist durch ein Memo nicht zu erfüllen. Im Gegenteil: es wird eher als Spam wahrgenommen.

Joint Future Work in Zeiten des demographischen Wandels und der Digitalisierung versucht den älteren Arbeitnehmern die Arbeitsfähigkeit im Alter zu ermöglichen, nutzt das Wissen der Älteren, um die Digitalisierung anzustoßen, damit diese dann, wenn die älteren Mitarbeiter aus dem Berufsleben ausscheiden, deren Produktivitätsausfall ersetzen kann. [2]

Das ist mitunter nicht leicht. Prozessuale und organisatorische innerbetriebliche Herausforderungen sind zu stemmen. Und das in einer Situation, wo große Teile der Belegschaft mit Argusaugen aus das schauen, was die Chefetage macht. Nicht zuletzt deshalb weil sie existenziell darauf angewiesen sind bis ins hohe Alter arbeiten zu müssen, um eine lebensfähige Rente zu erhalten.

Das wird zu Konflikten führen, die bisher in der deutschen Arbeitslandschaft und Berufswelt unbekannt waren und unsere politische Landschaft verändern werden. Diese von außen kommenden Veränderungen werden werden(!) die Belegschaften erreichen. Daher wird das Informationsbedürfnis der Mitarbeiter in räumlich entzerrten Unternehmen stark wachsen und so auch zum Kostenfaktor werden. Die jährliche Rede des Vorstands auf der Betriebsfeier wird nicht mehr reichen, Mitarbeiterversammlungen für einfache Information zu teuer werden und schlicht dem grundlegendem und sich wandelndem Informationsbedürfnis nicht gerecht werden.

Überhaupt muss der Wert der Information in den innerbetrieblichen Prozessen anders bewertet werden als bisher. Gerade in entflochtenen und räumlich anders dislozierten Arbeitsorganisationen, die mobiler, vernetzter und schneller arbeiten müssen. Damit steigt der Koordinationsaufwand für die Verteilung, Bereitstellung und Aktualisierung von Information immens an.

Gleichzeitig will, und das haben wir bei unseren Kunden schon gelernt, der Mensch heute anders informiert werden. Er will nicht mehr lesen. Er will es gezeigt und erklärt bekommen. Weil das für ihn einfacher und entspannender ist. Und er es “nebenbei” auch(!) machen kann. Zum Beispiel im Stau, in der Bahn oder beim Rauchen/beim Essen.
Die Flut von Information hat im Informationszeitalter dazu geführt, dass Lesen zur Arbeit an sich wird. Und zweimal etwas zu lesen, was beim ersten Mal schon nicht verstanden wurde wird da zur Ausnahme. Eine Ausnahme, die teuer werden kann, wenn es um neue Bedienungsanleitungen, neue Prozesse oder schlicht neue Unternehmensziele geht.

Und in Zeiten, wo dann noch Existenzängste bei den älteren Angehörigen der Belegschaft zunehmen werden – nicht könnten – wird die authentische, direkte und wiederholbare Information nicht nur zum Wissenstransfer sondern auch zur alleinigen Unterrichtung wichtig und für die sich gerade neu aufstellenden Unternehmenskulturen prägend sein.
Die Art und Weise, wie ich meine Corporate Culture hinsichtlich des Informationsverhaltens gestalte, wie ich mich dort als Chefetage selbst präsentiere und wie ich das notwendige Changemanagement kommuniziere wird auch für meine nach außen sichtbar werdende Corporate Identity maßgeblich sein. [3] Und diese hat Auswirkungen auf den Absatzerfolg aber auch auf das, was in schrumpfenden Personalmärkten bei steigender Fachkräftenachfrage auch zum Kostenfaktor wird: dem Recruiting. [4]

Somit müssen und können medial unterstützende Maßnahmen für Wissenstransfer, Prozesserklärung und Mitarbeiterinformation sich von der Textinformation lösen, der Botschaft neben Inhalt auch Gesicht und Stimme geben und so für den zu Informierenden prägnanter werden.
Bei den sog. Erklärvideos ist das alles gegeben, wie das Marketing schon lange erkannt hat. Doch ist bisher der Nutzen erst für Produktinformationen erkannt worden, die den Kunden besser erreichen sollen.

Die Kostendimension für den internen Gebrauch wurde noch nicht hinlänglich bedacht. Wie oft wird ein Mitarbeiter am Tag von Kollegen nach was auch immer wiederholt befragt, weil er als Experte gilt?

Wie oft würde man sich wünschen, dass das, was der Chef da erzählt hat, noch mal zu hören wäre?
Wie wäre es, wenn man neue Ziele des Unternehmens nachvollziehbar und wiederholbar erklärt bekommt, und zwar dann wenn man will?
Was ist der Mehrwert, wenn ich der Frau oder dem Mann quasi in die Augen schauen kann, wenn er mir die Neuausrichtung des Unternehmens in Zeiten des demographischen Umbruchs und der aufkommenden Digitalisierung erklärt?

Alles Fragen, die von einer einzigen Information abhängig sind: was sind und was können Erklärvideos denn alles?

Erklärvideos sind zumeist kurze, animierte Filme, die sich jeweils eines speziellen Themas annehmen und dieses in einfacher, zumindest aber der Zielgruppe angemessenen Sprache erklären.
Ein gutes Erklärvideo setzt den Inhalt üblicherweise über die Form. Es wird in einfachen Bildern in analoger Legetricktechnik auf einer abgefilmten Fläche wie einer Tafel oder einem Animationstisch in Bewegung gebracht oder aber komplett digital illustriert und animiert.
Die Zeichnungen begleiten dabei den Sprechertext ohne vom Inhalt abzulenken und illustrieren so den Gedanken. Ein gelungenes Erklärvideo lebt, ebenso wie jeder Film, von einem starken Skript und ist natürlich erst dann erfolgreich, wenn der Adressat nach dem Anschauen des Videos den dargelegten Sachverhalt tatsächlich verstanden hat.
Damit unterscheidet sich das reine Erklärvideo ganz enorm vom Werbeclip oder dem Imagefilm, bei denen in erster Linie Emotionen geweckt oder ein Unternehmensprofil umrissen wird.

Doch warum so kompliziert? Es gibt auch ein Erklärvideo, das den Begriff des Erklärvideos erklärt… [5]

Um zu verdeutlichen, was genau Erklärvideos von anderen Videos unterscheidet, sehen wir uns sowohl den Inhalt, als auch die Form und zuletzt den Produktionsablauf etwas genauer an.

Erklärvideos werden einfach und straff mit einer klaren Linie inszeniert. Die Illustrationen können in klassischer Legetricktechnik in Bewegung gebracht oder als digitale Motion Graphics in Bewegung gebracht werden. Meist ist der visuelle Teil des Videos auf das Nötigste reduziert, auch farblich, denn in einem Erklärvideo sollte nichts zu finden sein, das die Zuschauer ablenkt. Erklärvideos konzentrieren sich auf die Aufgabe, die Zuschauer für das jeweilige Thema zu begeistern – alleinig bewusst gewählte farbliche Highlights kommen ins Spiel, wenn es darum geht ein Thema auch visuell zu unterstreichen und einzelne Argumente auf den Punkt zu bringen. Sowohl auf der visuellen als auch auf der akustischen Ebene werden die meisten Erklärvideos versuchen, unnötige Störfaktoren bewusst zu vermeiden. Aufwändig animierten Charaktere und bekannten Synchronstimmen können dabei ganz einfach vermieden werden, anders als z.B. bei Werbeclips oder in Imagefilmen, in denen der Einsatz bekannter Stimmen besonders verbreitet ist. Dort wird nach der Devise entschieden: Je bekannter die Synchronstimme eines Hollywood-Schauspielers ist, umso eindrucksvoller ist mein Video. Dass gerade der Kontrast zwischen bekannter Stimme und unbekannten Unternehmen der Zuschauer eher ablenkt, mag vielleicht manchem Videoproduzenten gerade recht sein, in Erklärvideos sollte der Zuschauer aber weniger über die Stimme nachdenken, sondern über das was sie aussagt.

Unerlässlich bei der Konzipierung von Erklärvideos sind schnelle Reaktionszeiten, denn Dienstleistungen oder Veranstaltungen sowie neue Produkte müssen zeitnah kommuniziert werden. So haben Anbieter im Bereich Erklärvideos oft einen festen Ablauf, der eine rasche Produktion und schnelles Reagieren möglich macht. Diesen Produktionsablauf fassen die Unternehmen oft gerne selbst in einem Erklärvideo zusammen – praktisch für Interessenten! [6]

Aber was kann ein Erklärvideo eigentlich alles leisten?

Eine ganze Menge: Im digitalen Zeitalter lassen sich gut gemachte Erklärvideos effektiv und mühelos einsetzen, egal ob nach außen hin, um auf Websites, Messen oder im Verkaufsgespräch Informationen zu transportieren oder aber für den internen Gebrauch, zum Beispiel in einem Wissenspool im Intranet z.B.: Prozess- und Work-Flow-Beschreibungen eines Unternehmens, bei Mitarbeiterschulungen oder während der selbständigen Einarbeitung von Praktikanten oder neuen Mitarbeitern.
Die Videos sind stets zur Stelle, rund um die Uhr, um den Adressaten immer professionell und immer mit den richtigen Worten zu empfangen. In Gespräche können solche Videos mitgenommen werden und man hat so immer – zu jedem Thema – den perfekten Einstieg.

Durch die digitale Technik lässt sich die Verbreitung der Videos problemlos skalieren, egal ob zehn Personen das Video ansehen oder mehrere Tausend. Durch das geschlossene Format lässt sich der gesamte Inhalt schnell und ohne Aufwand für die Zielgruppe konsumieren – vor Ort, mobil, in Newslettern oder am heimischen Fernseher. Das Erklärvideo ist überall dort im Einsatz, wo es 24/7 verfügbar gemacht werden kann oder muss – gebraucht wird.
Die Frage ob Erklärvideos zeitgemäß und unerlässlich sind, stellt sich nicht. Es liegt der Fokus darauf, herauszufinden, was mögliche Adressaten als nächstes erklärt haben möchten, oder erklärt bekommen sollten.
Jenseits von erklärungsbedürftigen Produkten und Dienstleistungen oder Unternehmensdarstellungen haben Erklärvideos ein immenses Potential, auch um Mitarbeiter fester an das Unternehmen zu binden. [7]

Im Vertrieb können Kunden vor und nach dem Einkauf begleitet werden und stellen Anleitungen, Gebrauchsanweisungen und Pflegetipps im sympathischen und leicht verständlichen Videoformat zur Verfügung. So bleibt dem Kunden zu jedem Thema ein hilfsbereiter Ansprechpartner, mit einer Antwort als Erklärvideo! Das Format kann auch im öffentlichen Sektor eine wichtige Schlüsselrolle ausüben: Ob an Empfangsterminals, in Behörden, Museen oder am Point-of-Sale; Erklärvideos bieten schnelle und kompetente Auskunft!
Für das Recruiting gilt das letztlich auch. Hier können Erklärvideos das Unternehmen vorstellen, die Abteilung beschreiben der die neue Stelle zugeordnet wird oder auch das Projekt, für den der Mitarbeiter gesucht wird. [8]

Nach innen, für das Employer Branding und die Mitarbeiterzufriedenheit, können Organisationsänderungen beschrieben werden, innerbetriebliche Herausforderungen, wie zum Beispiel der demographische Wandel, die Digitalisierung oder Future Workforcemodelle, dargestellt werden oder auch über Gefahrenpotentiale informiert werden. Auch für die Gesundheitsvorsorge am Arbeitsplatz, und hier ist nicht nur der Unfallschutz anzusprechen, sind Erklärvideos sinnvoll.

Mit Erklärvideos lassen sich Informations- und Supportstellen entlasten, da Sie zum einen Selbsthilfe ermöglichen, zum anderen den Erstkontakt zum gewünschten Adressaten effizienter machen. Videos stehen 7 Tage die Woche, 24 Stunden am Tag zur Verfügung und das ganz selbständig – ein klarer Vorteil zu Präsentationen via Email oder Telefon.
Und daher rechnen sie sich auch schnell. Komplizierte Sachverhalte einer ggf. schon genervten Belegschaft auf Betriebsversammlungen zu vermitteln ist zeit- und daher kostenaufwendig. Der Arbeitsausfall kostet mitunter zigtausend Euros – pro Stunde.
Auch hier ist ein solches Produkt im Vorfeld, während und nachher einsetzbar. Vertiefend oder schlicht als Aufhänger. Vielleicht auch als “Eisbrecher” bei schwierigen Themen mit Konfliktpotential.

“Ein Bild sagt mehr als tausend Worte”…

Laut Forrester Research entspricht ein Erklärvideo mit einer Laufzeit von 3 Minuten in Sachen Marketingwirkung dem Wert von 5,4 Millionen Wörtern.

FAZIT:

Erklärvideos sind also omnipotent einsetzbar. Hochverfügbar, überall ohne zusätzliche SW-Tools abspielbar und liegen im Trend der Zeit.

In Zeiten der Informationsüberflutung sind Erklärvideos auch in Bezug auf den Wiederholungseffekt sinnvoll. Nicht alle Sachverhalte werden beim ersten Mal auch verstanden. Und hier si die Hemmschwelle kleiner sich das Video wiederholt anzusehen als Kollegen oder den Vertreter noch einmal zu fragen. Die Visualisierung von Sachverhalten fördert letztlich auch die Bereitschaft sich mit schwierigen Themen besser auseinanderzusetzen.

In der Future Work wird es viele Konflikte geben. Meist auf Sachverhalten basierend, die aufgrund ihrer Komplexität schwer verständlich sind. Selbst für diejenigen, die damit täglich fachlich zu tun haben.

Und in der Produktion eines Unternehmens werden solche Fragen dann, aufgrund von unverständlichen einmaligen Darstellungen schnell zum Streitpunkt, der dann eskaliert und/oder die Zusammenarbeit erschwert.

Die Digitalisierung schafft Ängste. Der demographische Wandel verunsichert allein schon durch die Idee nun länger arbeiten zu müssen. Und das bei dem Bewusstsein eben nicht mehr so fit zu sein, wie noch mit 30 oder 40. Dieser Zusammenhang ist oft beschrieben worden. [9]

Auch hier können Erklärvideos viel Argumentationsarbeit vorwegnehmen. Bildhaft auch das erklären, was schwierig verständlich ist. Auch mehrsprachig. Letzteres ist in unserer internationalisierten Umgebung zunehmend wichtiger geworden. Kunden, aber auch den Belegschaften gegenüber, die global vernetzt agieren müssen. [10]

Die Digitalisierung wird auch im Hinblick auf die IT-Sicherheit bedeutende Veränderungen bewirken. Die zu schützenden Schnittstellen werden explosionsartig zunehmen. Und das jetzt schon in einem Umfeld, wo mobile Lösungen zunehmend unsicher sind. [11]

Hier können Erklärvideos mit einfachen Mitteln sensibilisieren, vorbeugen und Sicherheitsprozesse erläutern helfen.
Erklärvideos stärken auch die Corporate Culture des Unternehmens. Eben weil sie in der Lage sind das Verständnis von notwendigen – mitunter auch unpopulären – Maßnahmen zu fördern. Sie helfen ein gemeinsames Verständnis für die zu stemmenden Herausforderungen zu bilden und zu erhalten.
Alle Projekte rund um die Joint Future Work sind Langzeitprojekte mit erheblichen strategischen Inpacts.
Allein das dazu notwendige Vorprojekt, dass erst einmal die Daten und Informationen sammelt, damit der demographische Wandel im Unternehmen in all seinen Auswirkungen überhaupt sichtbar wird, ist ein Projekt, dass die Unterstützung aller Beteiligten im Unternehmen braucht. Dazu bedarf es des Vertrauens. Und das kommt nur über das Verständnis… [12]

Sollte dieses Verständnis nicht gewonnen werden, wird es ein Unternehmen in Zukunft sehr schwer haben, seine Mitarbeiter halten zu können, denn Menschen stimmen allzu oft mit den Füssen ab. Und Versuchungen wird es viele geben, die das Employer Branding eines jeden Unternehmens auf den Prüfstand stellen werden. Der “War for Talents” hat gerade erst begonnen. [13] [14]

Dem gegenüber stehen einmalige Kosten für jedes Erklärvideo, die in ihrer Höhe völlig überschätzt werden. Hier werden keine Trickfilme, Werbespots oder andere Kunstwerke gedreht, die “Thriller” von Michael Jackson Konkurrenz machen.

Es sind Produkte wie alle anderen auch, die selbst unter Konkurrenzdruck stehen. Ergo also ebenfalls einer Optimierung durch den Markt unterliegen.
Und wenn diese in Relation zu einer Belegschaft gesetzt werden, die nur zögerlich den Wandel mitzutragen bereit ist, die ihr Wissen nicht vollumfänglich einzubringen bereit ist und dem Changeprozess gar ablehnend gegenübersteht, und das mit zunehmendem Alter, politisch geschürten Ängsten und mit anderen Effekten aus dem Alltag angereichert, sind solche Kosten eher zu vernachlässigen.

Die Belegschaften der Zukunft müssen letztlich genauso gesehen werden, wie wir uns heute schon den Kunden zuwenden. Mit Verständnis, Respekt und der nötigen Handreiche an leicht verständlichen Informationen, Fakten und Zielen.

Und das in wenig formalisierten Umgebungen, die das individuelle Informationsverhalten unseres Adressaten möglichst breit bedient.
Und diese Adressaten, ob Kunde oder Mitarbeiter, wird zunehmend bequemer in seiner Aufnahmebereitschaft und dem Bestreben selbst Antworten zu suchen.

Also erklären wir es ihnen einfach mal….

Quellen: