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Die Bedeutung eines effizienten Daten- und Technologiemanagements im HR-Bereich

Seit den Anfangsjahren hat sich die Rolle der Personalabteilung extrem verändert. Während im HR-Bereich früher hauptsächlich administrative Arbeiten ausgeführt wurden, ist das Aufgabengebiet inzwischen vielfältiger und anspruchsvoller geworden. Von der HR-Abteilung wird daher nicht nur die Verwaltung von Personalunterlagen, sondern auch aktive Mitbestimmung im Unternehmen erwartet.

Dies bedeutet jedoch, dass die operative Personalarbeit verändert und an die aktuellen Entwicklungen angepasst werden muss. Da der digitale Transformationsprozess im Unternehmen direkte Auswirkungen auf die Personalarbeit hat, ist das HR-Management gefordert, diese Phase proaktiv mitzubegleiten. Neben internen Umstellungsprozessen sind es vor allem externe Einflussfaktoren wie der demografische Wandel und der Fachkräftemangel sowie neue Formen der Informationsvermittlung, mit denen sich das HR-Management auseinandersetzen muss.

„In der zukünftigen Arbeitswelt soll mobil und ortsunabhängig gearbeitet werden.“

Dabei ist auch von gemeinsamen virtuellen Räumen die Rede. In der Praxis ist die HR-Abteilung jedoch gezwungen, sich um zu viele administrative Aufgaben und den damit verbundenen Papierkram zu kümmern. Es wird davon ausgegangen, dass ein großer Teil der Arbeitszeit mit Routinetätigkeiten verbracht wird, sodass zu wenig Zeit übrigbleibt, um neue Strategien zu entwerfen und umzusetzen.

Klassische Kernaufgaben im HR-Bereich könnten mit einem People Operations System wie der HR Software von Haufe digitalisiert und automatisiert schneller erledigt werden, sodass die Effizienz des Dokumentenmanagements gesteigert werden kann.

Die Digitalisierung von Personalprozessen im Rahmen des People Operations Verfahrens soll dazu beitragen, Aufgaben zu strukturieren und transparenter zu gestalten. Grundsätzlich sollen digitale Dokumentenmanagement-Systeme die Bearbeitungszeiten in allen Abteilungen eines Unternehmens verkürzen und dadurch die Produktivität steigern. Im HR-Bereich sind davon vor allem die Verwaltung und Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen, Personalakten, Urlaubsanträgen und Gehaltsabrechnungen betroffen.

 

Weshalb organisatorische Veränderungsprozesse notwendig sind

Um zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden, wird sich im Personalwesen einiges verändern müssen. Es ist davon auszugehen, dass in naher Zukunft nicht nur die ergonomische Gestaltung am Arbeitsplatz zu den wesentlichen Aufgaben der HR-Abteilung gehören wird. Bislang zählen soziale Kompetenz, Kommunikationsgeschick und Verhandlungssicherheit zu den zentralen HR-Kompetenzen.

In Zukunft sollen jedoch weitere Fähigkeiten wie digitales Wissen, Kompetenzen in People Operations und People Analytics sowie eine gewisse Experimentierfreudigkeit an Bedeutung gewinnen. Das HR-Management sollte in der Lage sein, die Chancen und Risiken der digitalen Wirtschaft sowie der Einfluss auf den HR-Bereich realistisch zu beurteilen.

Die Aufgabe von HR-Führungskräften wird auch darin bestehen, organisatorische Veränderungsprozesse zu überwachen sowie technische Neuerungen wie die Einführung von Analyse- und Datenverfahren wie People Operations nachvollziehbar zu erklären. In diesem Zusammenhang kann die Notwendigkeit bestehen, neue Führungstechniken zu etablieren sowie eine aktive Feedback-Kultur zwischen der Unternehmensleitung, dem HR-Bereich und den Mitarbeitern zu schaffen.

„Indem manuelle Tätigkeiten automatisiert werden, wird für mehr Effizienz und Flexibilität gesorgt und gleichzeitig Zeit gewonnen, die für wichtige Projekte eingesetzt werden kann.“

Zu den elementaren Aufgaben einer HR-Abteilung gehören die Personaleinsatzplanung sowie die Mitarbeitergewinnung. Aufgrund zunehmender Digitalisierung kann es sinnvoll sein, ein kontinuierliches Leistungs- und Bewertungssystem in digitaler Form aufzubauen. Obwohl die digitale Transformation mit großen Herausforderungen verbunden ist, bietet sie auch ein enormes Potenzial im Hinblick auf die Entwicklung neuer Strategien im HR-Bereich.

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Bildquelle [Titel]: Counselling / Ulrike Mai (pixabay.com)

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