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Joint Future Work und Fehler in der Digitalisierung –
Teil 8: XRechnung das neue SEPA-Fiasko?

Bei SEPA hatten wir es schon. Eine völlige Verkennung dessen, was zur Realisierung in den Unternehmen gebraucht wurde. Gepaart mit einer kaum als ausreichend zu nennenden Informationspolitik und daher dann auch folgerichtig mit falschen Managemententscheidungen ad absurdum geführt. Letztlich musste die Einführung um mehrere Monate verschoben werden, da der gedachte Einführungstermin so nicht zu halten war. Man erinnert sich…^[1]

1.) Allg. Überblick:

Bei der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014 über die elektronische Rechnungslegung (e-Invoicing) und bei uns XRechnung genannt, scheint es ähnlich zu laufen. Obwohl die Einführung im öffentlichen Bereich verbindlich ist – inklusiven allen Unternehmen, die im öffentlichen Sektor tätig sind! – ist bisher wenig verlautbart worden. Die Europäischen Vorgaben gelten seit November 2018 auf Bundes- und ab November 2019 auf Landes- und Kommunaler Ebene.

Was ist eine XRechnung?

Die EU-Richtlinie definiert die Begrifflichkeit als Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt, und empfangen wird und so ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht wird.“ Damit ist aus technischer Sicht diese Definition schon nicht eindeutig. Und die Vermeidung des Wortes DIGITAL an sich zeigt auch schon, wann der Grundgedanke dieser Richtlinie aufgekommen ist…

Damit sind gängige Rechnungsformate XRechnung, EDI und XML als strukturierte Datenformate, alle Rechnungen im .tif-, .jpg-, oder .pdf-Format (rein bildhaft) als unstrukturierte Datenformate und ZUGFeRD und PDF/A als hybride Datenformate erlaubt.
Als Übertragungs- und Empfangswege werden eMail, DE-mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server und Web-Download aufgeführt.

Bisher sind aber ausschließlich öffentliche Verwaltungen angesprochen einschließlich der auf Landes-und Kommunalebene angesiedelten Sektorauftrags- und Konzessionsgebern wie private Einrichtungen der Energieversorgung, der öffentliche Nahverkehr sowie „Einrichtungen der Daseinsvorsorge“, die allesamt bis November 2019 umgestellt haben müssen. Und das sind in einem Sozialstaat nicht wenige.

Die Rechtslage hierfür begründet sich auf:

• Abgabenordnung (AO)
• BMF-Schreiben IV D 2 – S 7287-a/09/10004 vom 2. Juli 2012
• BMF-Schreiben IV A 4 – S 0316/12/10001 vom 14. September 2012
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• EDI-Empfehlung der Europäischen Kommission 94/820/EG vom 19. Oktober 1994
• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (BMF-Schreiben IV A 4 – S 0316/13/10003 vom 14. November 2014 (GoBD))
• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE)
• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)
• Umsatzsteuergesetz (UStG)
• Zivilprozessordnung (ZPO)
• Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rech-VO)

Allein hier wird schon deutlich, dass mehr als ein Gesetz oder eine Verwaltungsanweisung betroffen ist.

Was sind die Anforderungen?

• Es gelten dieselben Pflichtangaben wie für eine bisherige Rechnung
• Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in digitaler Form zu erhalten (Zustimmung formlos, z.B. via AGBs, Rahmenvereinbarung oder auch stillschweigend und nachträglich)
• Revisionssicherheit muss gegeben sein
• Aufbewahrungsfrist 10 Jahre (ggf. stichtagsabhängig auch 11 Jahre)
• Validität von Echtheit, Herkunft, inhaltl. Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen durch innerbetriebliche Kontrollverfahren gewährleistet umfassend sein.

2.) Vor- und Nachteile

Verwaltungspopulistisch – anders sind die „hurratrompetenartigen Verlautbarungen“ nicht zu erklären – sollen Rechnungsempfänger Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und eine bessere Transparenz erreichen können. Eine schnellere Bearbeitung soll die Liquidität verbessern und auch die Archivierung soll verbessert und billiger werden.
An der XRechnung teilnehmende Unternehmen sollen auch Vorteile durch die Anbindung an ihre jeweiligen ERP-Systeme haben, was die Zahlungsströme besser und schneller abbilden können.
Es werden Zeitersparnisse von 22 Minuten pro Rechnung (im Vergleich zur händischen Bearbeitung) und Kosteneinsparungen von 90% ausgewiesen.

Aus unserer Sicht ist das aber recht optimistisch und zum Teil an der Realität vorbei. Völlig unbeachtet werden hier landeseigene Formate, Lizenzkosten für SW-Produkte, das Customizing von bestehenden Peripheriegeräten – und HW sowie die Administration der Systeme (SW- und HW-Hosting) an sich, sowie die Weiterbildung des benötigten Personals. Diese Aufwände sind in diversen Studien völlig unter den Tisch gefallen.
Auch die möglicherweise notwendigen Änderungen in der IT-Sicherheit sind grundsätzlich nicht bedacht worden.
Es wurde sogar der Wegfall von Mahngebühren postuliert, was bei genauerer Betrachtung des Mahnverfahrens aber losgelöst von der neuen Verordnung zu betrachten ist. Das gilt ebenso für „wegfallende“ Skontoverluste.

Auch sollte man generell verstehen, dass die EU mit der elektronischen Rechnungslegung in erster Linie gegen Schwarzarbeit und Geldwäsche vorgehen wollte. So hat Italien das System schon flächendeckend eingeführt, um die organisierte Kriminalität (OK) „trocken zu legen“.
Es ist ein weiterer Schritt in Richtung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs.

3.) IT-Aufwände

Durch die digitale Komplettintegration der Rechnungslegung an sich müssen alle bestehenden Workflows im Rechnungswesen angepasst werden, die XRechnung in das ERP-System integriert werden und die SEPA-Anforderungen – gerade für den SEPA-Raum, der nicht EU-Raum ist(!) – berücksichtigt werden.
Die Anpassung aller relevanten Module der individuellen SW- und HW-Architektur, auch unter der Prämisse von fortschreitenden gesetzlichen Änderungen, sein nur angesprochen. Die Komplexität in den technisch hinterlegten Prozessen wird weiter steigen, neue Schnittstellen entstehen und/oder angepasst werden müssen.

Eine Integration in das eigene System, kann durch die Einrichtung und Anschaffung eigener Technik und Software in die Tausende gehen. Ganz abzusehen von der technischen Weiterentwicklung. Zudem benötigt man weitere Ressourcen im eigenen Unternehmen an IT Spezialisten. Dies erfordert zusätzliche Kosten, die sich auch auf die Räumlichen Verhältnisse eines Unternehmens auswirken. Ähnlich von den Kosten her findet man dies auch bei einer professionellen und externen Anbindung, wenn es um die Generierung bestimmter Formate oder Schnittstellen geht. Hier können wieder Tausende von Euros anfallen.
Die Lizenzkosten für SW-Produkte sind bisher noch nicht einmal genau zu kalkulieren. Die Konnektivität zu anderen Systemen noch nicht allgemein garantiert.

Je nach SW-Produkt und Lizenzart werden auch hier die Kosten nicht unerheblich sein. Zudem gibt es die regelmäßigen und kostenwirksamen Updates. Weiterhin vertreiben immer mehr SW-Entwickler und Hersteller ihre Produkte ausschließlich via Lizenzen, was bei Änderungen in der eigenen IT-Architektur schnell zu Problemen und Nachrüstkosten führen kann.

Dazu kommt die Archivierung an sich.Die Langzeitarchivierung ist seit dem 01.01.2017 vollumfänglich in Kraft und gilt für alle. Sie beträgt, je nach Datum und Art der Rechnungslegung, 6-11 Jahre und ist durch den Gesetzgeber verbindlich vorgegeben. Auch Geschäftsbriefe und alle Dokumente, die steuerlich relevant sind, fallen unter diese Regelung. Selbst zugehörige E-Mails müssen manipulationssicher digital archiviert werden.
Biometrisch kryptierte Verfahren (z.B. Netzhautscan) gibt es auch als Cloudlösung zur Speicherung der Daten. Doch wie sicher ist diese Technik? Aktuelle Datenskandale lassen tief blicken.

Mit mindestens 500 Euro – zzgl. laufender Kosten – für ein funktionierendes System muss daher im Ansatz gerechnet werden. Das mag für große Unternehmen lächerlich erscheinen, doch bei kleinen Unternehmen – gerade auch mit den hier zu stemmenden Aufwänden zeitlicher Art, sind schnell Grenzen erreicht. Hinzu kommen regelmäßige Backups um Datenverlust vorzubeugen.
Zusätzlich wird auch ein zugangsgesicherter Platz/Ort gebraucht der geeignet ist IT-sicherheitsrelevante Daten zu lagern.
Und schließlich sind die Auflagen zu berücksichtigen, die sich aus der DSGVO, der IT-Sicherheitsgesetzgebung und anderen Auflagen hinsichtlich des Datenschutzes ergeben. Die neusten Skandale werfen hier ein erschreckendes Bild auf die Möglichkeiten der OK sich Vorteile zu verschaffen.^[2]
Das sich hier dann auch die Schnittstellen durch mobile Anwendungen zusätzlich erhöhen ist nur folgerichtig.^[3]

Andererseits ist die XRechnung ein erster wesentlicher Schritt in Richtung einer KI-gesteuerten Rechnungslegung in Unternehmen. Die hier mit der Zeit flächendeckenden Vernetzungen zwischen Unternehmen und via Workflows innerhalb von Unternehmen sind als die Basis für jede weitere Digitalisierung im Finanzbereich anzusehen. Gerade auch in Bezug auf Konnektivität und Transparenz von Finanz- und Controlling-Prozessen und damit zur Unternehmenssteuerung an sich.

4. ) Personalaufwände

Gern wird hier auf die nun wegfallenden Stellen/Rollen/Dienstposten im Rechnungswesen, der Buchhaltung und auch dem Controlling verwiesen. Doch diese Kostenersparnis das stimmt nur zum Teil und wird mitunter durch den Aufbau von neu zu schaffenden Funktionalitäten in der IT begleitet (z.B. Admins, Support, …).
Auch werden nicht alle Stellen in der Buchhaltung/Rechnungswesen wegfallen können, da Korrekturen, Rückläufer und/oder auch Sonderprozesse personell abgebildet werden müssen. Controllingprozesse werden vorerst (mittelfristig) auch nicht wegfallen können. Diese Funktionalitäten können erst in der zweiten Phase der Digitalisierung technisch ersetzt werden.

Andererseits wird das Thema Personal gerade hier in Deutschland parallel zum demographischen Wandel, der fortschreitenden Digitalisierung und(!) dem Ende des Wirtschaftszyklus gerade von älteren Arbeitnehmern sensibel betrachtet und via Betriebsräten lanciert werden.^[4]
Auch stellt sich die Frage nach dem personellen Wandel an sich, zumal der Fachkräftemangel nach wie vor via Demographie spürbar ist und auch bleiben wird. Eine Future Workforce ggf. auch (nur noch) durch Um- und Weiterbildung möglich sein wird. Hier ist eine Chance zu sehen wegfallende Stellen/Rollen im Rechnungswesen in die IT oder andere Bereiche zu transferieren.

5.) Möglichkeiten der Umsetzung

Selbst machen oder Fremdvergabe ist keine unbekannte Frage. Gerade dann nicht, wenn die Rechnungslegung mangels Masse „recht übersichtlich“ ist.
Im letzten Fall empfiehlt es sich nicht ein eigenes System aufzubauen und zu unterhalten. Die o.g. Aufwände wären weit jenseits dessen, was betriebswirtschaftlich optimal wäre. Hier sollte man an Größendegressionseffekten von Profis profitieren, die sich im Wettbewerb mit anderen befinden, was sie zur Kostenwirtschaftlichkeit zwingt und letztlich vernünftige Preis-/Leistungsverhältnisse generiert. Hier ist eine individuelle Prüfung hinsichtlich der Anbindung an sich oder einer PDF-Lösung im Unternehmen erforderlich.

Daher soll hier die Möglichkeit erörtert werden, wie man mit einfachsten Mitteln und einem Dienstleister das technische und auch organisatorische Problem der zukünftigen XRechnung bewältigen kann.
Und das ist ganz einfach: mit PDF, die jeder generieren kann.

Jedes Unternehmen, was Rechnungen an seinen Rechnungsempfänger (RE) fakturiert, kann seine Rechnungen auch über ein Rechnungsportal des RE eingeben. Dies erfordert Zeit zur Eingabe und führt zudem zu einer doppelten Buchführung im Unternehmen. Dies muss aber nicht sein und kann durch die Übermittlung einer selbst einfach zu generierenden PDF-Rechnung umgangen werden.

Bei einer Anbindung kommen dann externe Dienstleister ins Spiel, die die PDF-Rechnung auslesen und in einen strukturierten Datensatz XRechnung umwandeln. Doch auch hier entstehen Kosten: Anbindungskosten, Transaktionskosten, Supportkosten, Kosten für Rechnungskorrekturen (manuelle Zeitbedarfe) und verspätete Rechnungseingänge.
Dazu entstehen Kosten, zur Erstellung eines Rechnungs-Templates. Hier liegen die Kosten bei ca. 350 bis 500 Euro. Die Kosten können je nach Dienstleister aber auch höher anfallen. Bei Umstellungen von Rechnungen, Layouts, müssen neue Templates bei einer Anbindung programmiert werden. Hier fallen weitere Kosten in gleicher Höhe für die Programmierung eines neuen Templates an.
Bei einer rein manuellen Übertragung (PDF) – z.B. wegen nur geringem Rechnungsaufkommen – fallen natürlich keinerlei Templatekosten an.

Eine für jedes Unternehmen mögliche und günstige Alternative ist, jede Rechnung digitalisieren zu lassen. Man schickt dazu lediglich ein PDF auf einen eigens generierten E-Mailaccount des Dienstleisters. Im Weiteren wird jede Rechnung nach Prüfung auf formale Richtigkeit an das Rechnungsportal des Rechnungsempfängers übertragen. Dies stellt für jedes Unternehmen neben einer Kostenersparnis auch eine Verringerung von technischen Ausfällen auf Seiten des Dienstleisters dar, da er seine Systeme als eigenes Kerngeschäft betreibt und daher „state of the art“ hält. Ein Vorteil, der im Rahmen dessen was da noch mit der XRechnung auf uns zukommen wird ein nicht unerheblicher Vorteil.
Weiterhin fallen zum Teil hohe zusätzliche Kosten für Anbindung und Einrichtung weg.
Dass auch hier die Rechnungslegung den SEPA-Kriterien entsprechen muss, dass diese dann via Mandat und Prenotification eingezogen werden kann, verkompliziert den technischen Aufwand bei der Einrichtung der XRechnung mitunter erheblich. Das wird gern vorausgesetzt und nirgendwo erwähnt.

6.) Fazit und Ausblick

Die Digitalisierung schreitet auch hier voran, auch wenn die ursprüngliche Planung der EU-Richtlinie damals vordergründig ganz andere Interessen verfolgt hat, eher ordnungspolitisch gedacht war, um Schwarzarbeit und Geldwäsche unmöglich zu machen. Dass sich auch hier die Instrumente und technischen Möglichkeiten schneller weiterentwickelt haben als der Sprachgebrauch der Richtlinie an sich (man beachte elektronisch!) zeigt wie langsam das alles auf dem Gesetzesweg umgesetzt wurde. Und eben weil es so lange vor sich hingesiecht hat, ist es auch komplett aus dem Fokus der betroffenen Unternehmen herausgefallen. Wie SEPA…

Daher droht auch hier die übliche IT-Grundsatzentscheidung:

a.) Programmiere ich mir eine eigene Lösung? Mit all den Wagnissen des Mutigen? Gerade auch im Hinblick an zukünftige Daueränderungen, die erfahrungsgemäß zu erwarten sind?

b.) Lizenz- oder Kauflösung? Das hat die o.g. Vor- aber auch Nachteile.

c.) PDF-Dienstleisterlösung? Das verschiebt bei wachsenden Rechnungsmengen natürlich die letztlich angemessene wirtschaftliche Entscheidung nach hinten. Schafft aber auch Planungssicherheit bis ein Mengengerüst erreicht wird, wo lizensierte oder Kauflösungen vorteilhafter sind.

Am Ende ist es eine Frage der anfallenden Rechnungsquantitäten, die schon jetzt anfallen. Oder auch anfallen werden, wenn ich als Unternehmen beabsichtige in das schon 2019 relevanten Geschäftsfeld vorzudringen.

Wichtig ist aber bei allen Lösungen darauf zu achten, dass ich die technischen aber auch organisatorisch-prozessualen Prämissen erfüllen kann. Das hat damals so manches SEPA-Projekt das Genick gebrochen; technisch hatten die IT-Abteilungen damit kaum Probleme gehabt.

Es darf bei der Entscheidung aber angenommen werden, dass zukünftig der Wettbewerb auch bei unter den Dienstleistern wachsen wird, und die Digitalisierung auch hier Fortschritte machen wird. Kostenvorteile an Kunden weitergegeben werden.

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Quellenverzeichnis:

[1] Vgl.: Sascha Rauschenberger: SEPA: das unterschätze Projekt (Teil 1), Überblick & (Teil 2) Ein Erfolg, sieben Baustellen und ein schlechter Witz, Conplore Wirtschaftsmagazin (2013)

[2] Vgl.: Prof. Dr. Hartmut Pohl / Sascha Rauschenberger: Future Work und IT-Sicherheit: Verdrängte Risiken für die Arbeitswelt der Zukunft – Das Dilemma moderner Arbeitsorganisationen, Conplore Wirtschaftsmagazin (2015)

[3] Vgl.: Prof. Dr. Hartmut Pohl / Sascha Rauschenberger: Future Work und mobile Arbeitsplattformen mit Apps: Risiken für die Wirtschaft, (2015)

[4] Vgl.: Sascha Rauschenberger: Future Work und Megatrends – Herausforderungen und Lösungsansätze für die Arbeitswelt der Zukunft: Ein Kompendium zum demographischen Wandel; Thema 1.2 Konfliktpotentiale in der Future Work S. 18-53, Windsor-Verlag 2014 / BoD 2018

Titelbild: Yusuf Simsek: „Können muss geübt werden“ http://simsek.ch/

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